Jak napisać potwierdzenie faktury

Jeśli Twoja firma akceptuje pieniądze w dowolnej formie, to dobra obsługa klienta, aby dać pokwitowanie klientowi, który o to poprosi. Nie otrzymasz tej prośby często za fakturowane produkty lub usługi, ponieważ większość klientów płaci faktury czekiem, kartą kredytową lub debetową. Wszystkie te metody płatności mają wbudowany dowód zapłaty za pośrednictwem sprawozdań finansowych klientów. Jeśli klient poprosi o pokwitowanie lub potrzebuje pokwitowania, ponieważ zapłacił firmie gotówkę za kwotę faktury, dostępnych jest wiele opcji.

Płatna faktura

Większość oprogramowania księgowego zawiera opcję drukowania kopii faktury z zastosowanymi płatnościami. Najpierw otrzymujesz płatności od swoich klientów. Zastosuj płatność do faktury klienta. Wydrukuj kopię faktury. Jeśli klient zapłaci fakturę w całości, oprogramowanie wyświetli "ZAPŁACONEJ" na górze faktury, a saldo należności będzie wynosić zero. Jeśli klient dokonał częściowej płatności, na fakturze zostanie pokazane pierwotne saldo, kwota zapłacona przez klienta i nieopłacone pozostałe saldo.

Otrzymanie oprogramowania

Wiele programów księgowych dla małych firm ma opcję, która nie jest często używana, do drukowania paragonów dla płatności otrzymywanych przez firmę. Sprawdź oprogramowanie, aby sprawdzić, czy możliwe jest wydrukowanie paragonu. Jeśli tak, zastosuj płatność na właściwej fakturze, a następnie wydrukuj paragon, postępując zgodnie z instrukcjami oprogramowania do księgowania.

Potwierdzenie ręczne

Jeśli wykonujesz swoje książki ręcznie, będziesz musiał pisać paragony ręcznie. Kup księgę pokwitowań w lokalnym sklepie z artykułami biurowymi. Przed dokonaniem zakupu przejrzyj różnorodne dostępne pokwitowania, aby upewnić się, że zawierają one wszystkie informacje, które chcesz otrzymywać na potwierdzeniach, gdy potwierdzasz płatności na rzecz swoich klientów. Podstawy do uwzględnienia na paragonie obejmują imię i nazwisko klienta, datę płatności, opis zakupu, kwotę zakupu, numer faktury i swój podpis. Ważne jest, aby ręczne potwierdzenia faktury zawierały podpis, więc jeśli klient musi przedstawić paragon jako dowód zapłaty, wiesz, że jest to autentyczny rachunek.

Szablon

Jeśli nie chcesz kupować pokwitowania ze sklepu z artykułami biurowymi, są dostępne bezpłatne szablony pokwitowań online od firm takich jak Microsoft i Apache. Dostępnych jest wiele opcji, więc wybierz szablon paragonów najlepiej spełniający Twoje potrzeby. Ponadto, jeśli masz umiejętności, aby to zrobić, możesz utworzyć własny szablon rachunku. Użyj prawdziwego paragonu jako modelu, aby uwzględnić wszystkie ważne pola.

Płatny znaczek

Możesz również wystawić klientowi kopię faktury z ostrzeżeniem "ZAPŁACONEJ" jako dowód zapłaty. Kup znaczek "PAID" ze sklepu z artykułami biurowymi. Istnieją znaczki zawierające daty, które można dostosować, oraz znaczki, w których należy ręcznie wpisać datę. Wydrukuj kopię faktury klienta i pieczęć zapłacona. Większość z tych znaczków zawiera linię, w której albo wstępujesz, albo podpisujesz swoje imię. Ta funkcja jest ważna, aby Twój płatny znaczek był autentyczny.