Jak napisać list do sił sprzedaży

Jako właściciel firmy prawdopodobnie wiesz, że czasami najprostszym i najszybszym sposobem komunikowania się z działem sprzedaży jest pisanie listu, który ostatecznie może przyjąć formę wiadomości e-mail. Niezależnie od tego, czy piszesz w celu powiadomienia o zmianie procedury, czy też o ogłoszeniu pracownika, przygotuj list, który jest zwięzły. W końcu twoja sieć sprzedaży jest bardzo zajęta reprezentowaniem ciebie. I nigdy nie przegap okazji, by "zaangażować wojsko" z pozytywnym okrzykiem.

1.

Ustaw odpowiedni ton dla swojego listu, łącząc pozytywne nastawienie z celem. Na przykład, jeśli piszesz, aby poinformować swoich przedstawicieli handlowych o nowym centrum obsługi telefonicznej po godzinach pracy dla Twoich klientów, możesz powiedzieć: "Z przyjemnością informuję, że od poniedziałku skuteczne centrum telefoniczne będzie dostępne, aby odpowiedzieć na pytania klientów między 18:00 a 8:00 w dni powszednie. "

2.

Podaj pewne podstawowe informacje i krótkie uzasadnienie. Przesyłaj swoje informacje w pozytywnym świetle, ale nie zniekształcaj ich. Pamiętaj, że twoja wiarygodność jest na linii, więc szczerość i dokładność są niezbędne. W takim przypadku można powiedzieć, że centrum telefoniczne jest tworzone w celu lepszego zaspokojenia potrzeb cenionych klientów, gdy sprzedawcy lub inni przedstawiciele firmy są zwykle niedostępni.

3.

Wyjaśnij, co oznacza Twoja aktualność dla sprzedawców na co dzień. Pamiętaj, że pracownicy chcą wiedzieć, jak wpłynie to na ich codzienne życie. Przewiduj ich pytania, sprzeciwy lub obawy i odepchnij je od siebie. W tym przykładzie wspomnij, że call center powinno uwolnić twoich sprzedawców od niewypowiedzianych czasami, że powinny być dostępne dla klientów przez całą dobę.

4.

Wyjaśnij wszelkie istotne szczegóły i przedstaw swoje oczekiwania. W takim przypadku należy podać numer telefonu centrum obsługi telefonicznej, a także sposób, w jaki można oczekiwać, że pracownicy działu sprzedaży będą kontaktować się z centrum obsługi telefonicznej.

5.

Przekaż swój entuzjazm i pewność siebie. W tym przypadku możesz powiedzieć, że postrzegasz centrum obsługi telefonicznej jako kolejną demonstrację misji twojej firmy, aby "zapewnić doskonałą obsługę klienta przez 24 godziny na dobę".

6.

Zaproponuj odpowiedź na pytania, ale zamknij swój list pozytywnie. Zaproś swoich przedstawicieli handlowych do odwiedzenia centrum telefonicznego i spotkaj się z pracownikami ośrodka podczas nieformalnego otwartego domu. Przekaż poczucie pracy zespołowej i współpracy, która jest tak ważna dla pracy dedykowanych sprzedawców.

7.

Odłóż list na kilka godzin - lub nawet jeden dzień - i przejrzyj go z nową perspektywą przed wysłaniem. Przeanalizuj wybrane słowa, emocje i przymiotniki, wiedząc, że twoja sieć sprzedaży może przeanalizować Twój list i przeczytać między wierszami.

Wskazówka

• Podobnie jak w przypadku wszelkich form komunikacji firmowej, rozpowszechniaj swój list w tym samym czasie dla wszystkich pracowników działu sprzedaży, aby nie zostać oskarżonym o faworyzowanie. Rozważ poinformowanie swoich kierowników sprzedaży lub przełożonych przed wydaniem twojego listu, prosząc o zachowanie tych informacji do czasu formalnego ogłoszenia.