Jak napisać ogłoszenie o spotkaniu

Pisanie zawiadomienia o spotkaniu zajmuje więcej niż wpisanie czasu, miejsca i tego, co obejmuje. Twoi współpracownicy mogą być zajęci, nie muszą uczestniczyć w szkoleniu lub mieć inne powody, dla których nie chcesz uczestniczyć w spotkaniu, więc upewnij się, że Twoje ogłoszenie maksymalizuje frekwencję. Objęcie wszystkich podstaw pozwoli Ci zdobyć więcej osób na krzesłach, jeśli potrzebujesz dobrej frekwencji.

1.

Zacznij od przyczyny spotkania. Możesz zapraszać pracowników, którzy zwykle nie są zaangażowani w temat spotkania, i mogą błędnie pomyśleć, że spotkanie nie przynosi żadnych korzyści, chyba że zaczniesz od przyczyny spotkania. Na przykład programiści mogą nie skończyć czytania ogłoszenia o spotkaniu dotyczącym finansów. Jeśli spotkanie skupi się na zakupie nowego sprzętu wymagającego wejścia programisty, zdobądź te informacje na początku ogłoszenia.

2.

Uwzględnij pięć Ws. Ułatw uczestnikom zbieranie informacji logistycznych z ogłoszenia, dzieląc je na punkt, który, kiedy, gdzie, dlaczego i jakie sekcje. Jeśli używasz tego jako jedynego formatowania, umieść czas, datę i miejsce na końcu, po tym, jak przekonasz ludzi, aby przyszli.

3.

Daj negatywne wyniki braku aktywności. Zwiększaj ważność swojej wiadomości, włączając w to problemy związane z brakiem obecności, a spotkanie nie osiąga swoich celów. Na przykład, jeśli wystarczająca liczba programistów komputerowych nie będzie uczestniczyć w spotkaniu, może to spowodować opóźnienie zakupu nowego sprzętu lub nieprogramistów decydujących o tym, jaki sprzęt będzie kupował firma.

4.

Powiedz, kto prosi o spotkanie. Pracownicy nie będą chcieli przegapić spotkania z bezpośrednim przełożonym lub firmą, która dzwoni. Jeśli osoba dzwoniąca na spotkanie jest ważna, umieść ją w ogłoszeniu.

5.

Poproś o RSVP. Możesz uzyskać niską frekwencję, jeśli zaplanujesz spotkanie w złym momencie dla potencjalnych uczestników. Możesz również uzyskać niską frekwencję, ponieważ pracownicy źle zinterpretowali twoją wiadomość. Pytanie o RSVP pozwala określić, czy niepoprawnie zakomunikowałeś swoją wiadomość lub zaplanowałeś spotkanie w złym czasie. Podaj swoje dane kontaktowe, w tym numer telefonu i adres e-mail.

6.

Dołącz wezwanie do działania. Wiele osób korzysta z technologii, aby umawiać się na spotkania lub w inny sposób notować ważne daty, takie jak kalendarz ścienny lub biurkowy. Dołącz prośbę do swoich zaproszonych, którzy odnotowują teraz spotkanie, aby go nie zapomnieli. Może to sprawić, że bardziej prawdopodobne będzie, że osoby, które zdecydowały się wziąć udział, na podstawie ogłoszenia, natychmiast zaplanują wydarzenie.