Jak pisać notatki ze spotkania pracowników

Protokół z zebrania pracowników jest zapisem prezentowanych informacji, a także odniesieniem dla pracowników po zakończeniu spotkania. Zanotowanie kilku losowych punktów ze spotkania nie przyniesie dokładnych i użytecznych minut. Przygotowanie do robienia notatek rozpoczyna się na długo przed rozpoczęciem spotkania. Posiadanie przygotowanego konspektu pozwala z łatwością wypełnić istotne szczegóły podczas spotkania i zapewnia zorganizowane ramy do przechwytywania informacji.

1.

Opracuj ogólny szablon dla wszystkich notatek ze spotkania. Dołącz spoty dla daty i czasu, celu, uczestników, prezenterów i działań na spotkanie. Dostosuj główny szablon z dodatkowymi informacjami, jeśli to konieczne, dla konkretnych spotkań.

2.

Przejrzyj porządek obrad przed jego rozpoczęciem. Wypełnij jak najwięcej informacji w szablonie w oparciu o porządek obrad. Utwórz listę uczestników na spotkaniu, aby móc udokumentować, kto był obecny i kto ma zadania do wykonania na podstawie decyzji podejmowanych na spotkaniu.

3.

Zanotuj najważniejsze punkty ze spotkania. Używaj skrótów i krótkich zdań, które zapamiętasz później, zamiast pisać pełne zdania.

4.

Nagraj spotkanie przy pomocy małego magnetofonu, jeśli spodziewasz się wielu istotnych szczegółów. Dzięki temu możesz wrócić później, aby wydobyć najważniejsze szczegóły swoich notatek bez spowalniania spotkania.

5.

Zadawaj pytania w celu wyjaśnienia wszelkich kwestii związanych z postępem spotkania. Dzięki temu notatki z konferencji są dokładne, bez konieczności późniejszego śledzenia uczestników spotkania w celu wyjaśnienia.

6.

Zapisz czynności, które pracownicy mają wykonać po spotkaniu. Należy podać, kto będzie się zajmować tymi obowiązkami, aby każdy, kto otrzymał kopię protokołu, wiedział, do kogo się zwrócić, jeśli jest to wymagane.

7.

Wpisz notatki ze skrótem i skrótami do zdań, które zrozumieją wszyscy pracownicy. Pisanie notatek zaraz po spotkaniu jest najskuteczniejsze, ale wciąż można zapamiętać szczegóły. Wykonuj kopie, jeśli notatki są przeznaczone do dystrybucji.

Rzeczy potrzebne

• Magnetofon

Wskazówka

• Utrzymuj notatki ze spotkania w sposób rzeczowy i krótki.