Jak napisać plan projektu

Plan utrzymuje projekt na właściwej drodze. Bez planu pozornie drobne szczegóły mogą zostać zapomniane, co utrudnia osiągnięcie celów i terminów. Twój plan projektu pozwala określić, którzy pracownicy będą obsługiwać zadania, kiedy praca jest należna i jak grupa będzie się komunikować. Zanim zaczniesz pisać swój plan projektu, dokładnie zbadaj zakres i specyfikacje projektu, aby upewnić się, że Twój plan obejmuje wszystkie aspekty.

1.

Rozpocznij plan projektu od strony podsumowania wykonawczego, która zawiera opis projektu i wyjaśnia, dlaczego projekt jest potrzebny i co zamierzasz osiągnąć. Wspomnij, jak długo projekt ma wyglądać, jakie są rezultaty projektu, ilu pracowników będzie nad nim pracować i ile pieniędzy zostanie poświęconych. Uwzględnij cele, kryteria ukończenia, główne ograniczenia i główne zainteresowane strony.

2.

Dołącz sekcję kadrową do planu. Użyj tej sekcji, aby przypisać pracownikom różne zadania. Dołącz wykres organizacyjny, który pokazuje łańcuch poleceń dla projektu.

3.

Opracuj arkusz kalkulacyjny z harmonogramem działań, w którym zanotujesz, ile dni ma trwać każda część projektu. Podaj datę rozpoczęcia każdego zadania. Przypisz konkretne zadania do różnych działów lub grup pracujących nad projektem. Witryna poświęcona czasowi standardowemu zwraca uwagę, że lista każdego zadania powinna zawierać prognozowany czas i rzeczywisty czas pracy. Uzyskaj informacje na temat rzeczywistego czasu pracy z kart pracy.

4.

Utwórz ogólny arkusz kalkulacyjny harmonogramu projektu. Harmonogram pokazuje cały czas trwania projektu i zawiera kamienie milowe, daty dostawy dla poszczególnych części projektu, daty przeglądów, audyty lub inspekcje i terminy. Harmonogram projektu określa również kolejność zadań dla projektu.

5.

Dodaj arkusz kalkulacyjny, który szczegółowo określa koszt ukończenia planu. Wymień każde zadanie i oszacuj liczbę godzin oraz kwotę, którą zajmie ukończenie.

6.

Dołącz stronę opisującą Twój plan komunikacji. Komunikacja szczegółowo opisuje, jak często odbywają się spotkania oraz w jaki sposób aktualizacje i krytyczne informacje są przekazywane członkom zespołu i zainteresowanym stronom.

7.

Zakończ plan projektu za pomocą arkusza zatwierdzenia. Powinien zawierać nazwę projektu, datę i nazwę kierownika projektu. Dołącz puste wiersze do podpisów administratorów lub innych osób w firmie, które muszą podpisać się w projekcie. Wpisz nazwę każdego administratora pod jednym z pustych wierszy.

Rzeczy potrzebne

• Oprogramowanie arkusza kalkulacyjnego

Wskazówka

• Jeśli Twój plan zawiera wiele większych zadań, podziel je na mniejsze zadania. Kiedy piszesz szkic swojego planu projektu, podaj każdemu zadaniu własną stronę i wypisz wszystkie pod-zadania potrzebne do wykonania zadania na stronie.

Ostrzeżenie

• Zaadresuj potencjalne zagrożenia, które mogą wpłynąć na twój projekt. Witryna Project Smart zauważa, że ​​identyfikacja potencjalnych zagrożeń pozwala przygotować się do tych możliwości i opracować skuteczny plan zarządzania ryzykiem.