Czy podpis elektroniczny to dobry pomysł lub zły pomysł?

Podpisy elektroniczne, zwane również podpisami elektronicznymi i podpisami cyfrowymi, są sposobem weryfikacji tożsamości użytkownika w pliku elektronicznym, na przykład w umowie sprzedaży. Pracują z technologią szyfrowania, więc jesteś jedyną osobą, która może użyć Twojego unikalnego szyfrowania na dowolnym pliku elektronicznym. Niektórzy przyjęli tę technologię, podczas gdy inni pozostają sceptyczni. Podobnie jak wszystkie osiągnięcia technologiczne, podpis elektroniczny ma wymierne korzyści, a także koszty i ryzyko. Są dobrym pomysłem, ale nie są dla wszystkich.

Autentyczność cyfrowa

Główną zaletą podpisów elektronicznych jest autentyczność. Nie musisz drukować, podpisywać, kopiować, skanować, faksować ani wysyłać pocztą plików, aby udowodnić, że jesteś tym, za kogo się podajesz. Nie musisz się też martwić, nawet jeśli ktoś włamie się na twoje konto e-mail. Podpisy elektroniczne uniemożliwiają oszustom wysyłanie fałszywych informacji lub manipulowanie plikami, zachowując integralność dokumentów elektronicznych.

Rozbudowa handlu internetowego

Podpisy cyfrowe umożliwiają użytkownikom dokonywanie większej liczby transakcji biznesowych w Internecie. Od czasu wydania w 2000 r. Federal Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, podpisy cyfrowe były tak samo prawnie wiążące jak podpisy atramentowe w Stanach Zjednoczonych. Pozwalają ci bezpiecznie kupować główne przedmioty, takie jak domy lub pojazdy, rozszerzając handel online na wiele sposobów.

Oszczędności

Dzięki podpisom elektronicznym mniej jest zapotrzebowania na papier, atrament i pocztę. Wiele firm i organizacji zapisuje dane drogą elektroniczną, co zmniejsza zapotrzebowanie na przestrzeń dyskową. Elektroniczne podpisywanie i archiwizacja oszczędzają również czas, ponieważ mniej jest podróży do drukarki, skrzynki pocztowej i pliku pamięci. Łatwiej jest również dystrybuować podpisane dokumenty, ponieważ można je wysłać do wielu odbiorców. Te korzyści pozwalają zaoszczędzić pieniądze i poprawić efektywność w branżach, które w dużej mierze opierają się na dokumentach, takich jak opieka zdrowotna i rząd.

Bezpieczeństwo

Podpisy elektroniczne są generalnie bezpieczniejsze niż podpisy atramentowe. Aby sfałszować podpis elektroniczny, ktoś musi mieć zarówno komputer, jak i hasło do certyfikatu podpisu. Technologia lub po prostu dobre kopiowanie ręczne ułatwiają tworzenie podpisów atramentowych. Ludzie jednak nieufnie podchodzą do fałszowania dokumentów elektronicznych, ponieważ nie można zastąpić autentyczności fizycznego obserwowania czyichś podpisów za pomocą pióra.

Ryzyka

Chociaż istnieją wymierne korzyści, istnieje również ryzyko, jeśli Ty lub Twoja organizacja niewłaściwie zarządzasz plikami elektronicznymi i podpisami. Jeśli przypadkowo usuniesz lub zgubisz pliki elektroniczne, lub jeśli nie będziesz ich odpowiednio szyfrować, możliwe straty finansowe, uszkodzenie wizerunku firmy i wartość dla akcjonariuszy, utrata własności intelektualnej, zakłócenie przepływu firmy i zwiększenie odpowiedzialności.

Koszty

Jedną wadą podpisów elektronicznych jest cena. Potrzebujesz oprogramowania do weryfikacji i podpisywania certyfikatów od urzędów certyfikacji, aby zaszyfrować plik podpisem cyfrowym. Koszty różnią się w zależności od typu plików, które chcesz zaszyfrować. Opłata za szyfrowanie naliczana jest za miesiąc lub za każdy dokument. Ponadto, możesz potrzebować przeszkolenia personelu, klientów i innych osób, jak poprawnie korzystać z podpisów elektronicznych. To, czy wszystko jest warte kosztu, zależy od tego, ile pieniędzy zaoszczędzisz na innych kosztach, takich jak drukowanie i przechowywanie plików. Jeśli mimo to wykonasz wydruki wszystkich swoich dokumentów, może nie być warta inwestycji.