Rodzaje struktury organizacyjnej w administracji biurowej

Różne małe firmy korzystają z różnych struktur organizacyjnych do wykonywania funkcji administracyjnych biura, często w oparciu o preferencje właściciela. Niektórzy właściciele firm obsługują wszystkie funkcje wykonawcze. W przypadku małej firmy z więcej niż jednym właścicielem, obowiązki biura mogą być podzielone według wiedzy specjalistycznej lub obszaru funkcjonalnego. Niezależnie od tego, jak zdecydujesz się na organizację swojego biura, ważne jest, abyś miał napisane opisy stanowisk, aby pracownicy wiedzieli, czego oczekuje się od każdego pracownika i kto ma decydujące zdanie w podejmowaniu decyzji.

Struktura organizacyjna

Struktura organizacyjna to grupa pracowników firmy określająca funkcję każdego pracownika, przełożonego i podwładnego. Schemat organizacyjny rozpoczyna się od wymieniania dyrektora naczelnego na górze, a następnie wszystkich osób pod nim, według nazwiska i tytułu. Dyrektor generalny może mieć kilku kierowników, którzy zgłaszają się bezpośrednio do niego wymienionego pod nim na wykresie, połączonego liniami prostymi. Tymi pracownikami mogą być: dyrektor finansowy, dyrektor ds. Marketingu i dyrektor operacyjny. Podczas gdy wszyscy pracownicy firmy pracują pod dyrektorem generalnym, wykres org łączy każdego pracownika tylko z jego bezpośrednimi raportami. Na przykład pod kierownictwem dyrektora finansowego na wykresie może być dyrektor ds. Zasobów ludzkich i księgowy. W działach, w których kilku pracowników pełni tę samą funkcję, takich jak sprzedaż lub produkcja, pracownicy są wymienieni według tytułu lub funkcji, a nie nazwy.

Mieszkanie

Bardzo mała firma zatrudniająca mniej niż 20 pracowników może korzystać z płaskiej struktury organizacyjnej, a wszystkie funkcje zarządzania są raportowane bezpośrednio do właściciela. Przykładem może być restauracja, która ma szefa kuchni, kierownika jadalni, księgowego i barmana zgłaszającego bezpośrednio do właściciela. Mimo że kierownik restauracji ma władzę nad kelnerem, a szef kuchni zarządza innymi kucharzami, właściciel często ma bezpośredni kontakt z każdym członkiem personelu.

Departament

Niektóre firmy organizują swoje biura według działu lub funkcji, a każdy szef działu może zgłosić się bezpośrednio do właściciela firmy. Działy mogą obejmować sprzedaż, marketing, księgowość, zasoby ludzkie, IT i produkcję. Taka struktura może nie mieć warstwy zarządzania, na przykład COO i CFO, między właścicielem a szefami działów. W małych firmach z kilkoma właścicielami właściciele często dzielą te obowiązki na podstawie ich specjalizacji.

Geograficzny

Jeśli firma ma kilka lokalizacji, właściciel może postanowić, że każda jednostka będzie samodzielnym biznesem, dzieląc się usługami i kosztami z korporacją. Każda jednostka może być odpowiedzialna za własne zatrudnianie i zwalnianie, księgowość, konserwację i inne funkcje. Jednostki mogą dzielić pewne koszty, takie jak marketing i zakupy, lub mogą udostępniać pracowników, takich jak księgowy, który wykonuje książki dla każdej jednostki.

Produkt

Jeśli firma ma kilka różnych produktów lub usług, urząd może być zorganizowany zgodnie z tymi zasadami. Obiekt rekreacyjny może mieć na przykład duże programy tenisowe, pływania i gry w golfa, więc biuro może być podzielone na te trzy dywizje. Każdy departament odpowiada za część swojej administracji, np. Personel i marketing, ale ma także inne funkcje, takie jak księgowość i utrzymanie obiektu. Firma obuwnicza może mieć osobną administrację biurową dla wydziałów kobiecych, męskich i dziecięcych. Firmę prawniczą można podzielić według obszaru praktyki, gdzie każdy dział jest kierowany przez dyrektora, który ma taką samą pozycję na schemacie organizacyjnym firmy.