Rodzaje polityk technologicznych

Łatwy dostęp do informacji i szybkie sposoby rozpowszechniania informacji oferowanych przez Internet i inne technologie biznesowe wymagają regulacji korzystania z technologii w firmie. Technologia może utrudnić pracownikom osobisty użytek, uniemożliwiając im produktywność. Nadużycie technologii może zaszkodzić reputacji firmy i prowadzić do złych relacji z klientami, dlatego należy wdrożyć plany kontroli wykorzystania technologii w pracy.

Konsekwencje

Podczas opracowywania zasad dotyczących technologii należy uwzględniać potencjalne konsekwencje, jeśli zasady nie są przestrzegane. W przypadku poważnych przestępstw możesz zdecydować się na wypowiedzenie komuś pracy. W przypadku mniejszych przestępstw możesz zadecydować o ich ukaraniu lub wyeliminowaniu korzyści, takich jak tydzień urlopu. Upewnij się jednak, że każda sekcja jasno określa konsekwencje i określa, czy zasady zostały naruszone. Wyjaśnij proces odwołań, jeśli go posiadasz.

E-mail

E-mail to jeden z głównych sposobów komunikacji między ludźmi w środowisku pracy. Nawet ludzie siedzący w sąsiednich pomieszczeniach często wysyłają sobie nawzajem wiadomości. Jest to sposób na śledzenie komunikacji, zapraszanie ludzi na spotkania, dodawanie zadań do swoich list i wysyłanie szybkiej notatki bez zatrzymywania pracy na rozmowę. Jest to również łatwy sposób na sprawienie, aby Twoja firma miała kłopoty. Zaimplementuj zasady dotyczące poczty e-mail, które ograniczają korzystanie z firmowej poczty e-mail do osobistego użytku w dowolnym momencie. Jeśli pracownik przypadkowo wyśle ​​prywatną wiadomość e-mail przeznaczoną dla żony do najlepiej opłacanego klienta, obrażony klient może podjąć decyzję o zabraniu swojej działalności gdzie indziej. Polityka powinna określać, że wulgaryzmy są zabronione, podobnie jak odniesienia seksualne. Podaj wyraźnie, czego oczekujesz od e-maili od Twojej firmy; niektóre firmy nawet dokładnie określają, jakie podpisy e-mail mogą zawierać i jakie kolory mogą być używane dla typu wiadomości e-mail.

Dopuszczalne użycie

Polityka dopuszczalnego użytkowania określa, w jaki sposób Internet może być wykorzystywany w pracy. Nawet jeśli pracownik jest w przerwie, nadal nie może wyświetlać nieodpowiednich obrazów na swoim komputerze. Wszelkie działania, które można uznać za nielegalne, takie jak gry hazardowe online, powinny być zabronione w ramach polityki technologicznej. Ponadto informuj pracowników, aby utrzymywali hasła w tajemnicy i jak często hasła powinny być zmieniane. Pomaga to w zabezpieczeniu hakerów i innych nieautoryzowanych użytkowników przed dostępem do serwerów.

Sprzęt roboczy

Wiele firm pozwala pracownikom zabierać do pracy laptopy lub telefony komórkowe w domu - niektórzy pracują z domu przez większość czasu lub często podróżują. Chociaż pracownicy mogą używać sprzętu do użytku osobistego w takich okolicznościach, należy ustalić dla nich jasne wytyczne. Na przykład pracownicy mogą korzystać z przenośnego komputera przenośnego w celu uzyskania dostępu do osobistych kont e-mail, ale nadal nie powinni wysyłać osobistych wiadomości e-mail z ich kont służbowych ani wykonywać nielegalnych czynności na sprzęcie roboczym. Ponadto, zasady dotyczące sprzętu roboczego nie powinny zezwalać pracownikom na zarabianie pieniędzy przy użyciu sprzętu, jeśli nie jest on powiązany z firmą; jeśli organizują wesele służbowe weselne, powinni używać własnych telefonów komórkowych i laptopów dla tej firmy.

Polityka bezpieczeństwa

Przy silnym zagrożeniu atakami wirusów możesz przekazać pracownikom, kiedy należy otworzyć załączniki na komputerach roboczych - nawet załączniki znalezione w osobistych wiadomościach e-mail i na smartfonach. Mogą one zainfekować nie tylko komputer pracownika, ale każdy komputer lub urządzenie jest rejestrowane na serwerze, gdy wirus infekuje serwer. Może to zmniejszyć wydajność i kosztować tysiące dolarów w naprawach i utraconych przychodach. Zasady powinny również zawierać poprawną procedurę zdalnego logowania do serwera; używanie niezabezpieczonej sieci bezprzewodowej jest na przykład niedopuszczalne.