Nieusprawiedliwione nieobecności i prawa pracy

Nieobecności pracowników mogą być kosztowne, szczególnie jeśli potrzebujesz zatrudniać pracowników tymczasowych lub płacić za nadgodziny innym pracownikom, aby zapewnić wystarczającą liczbę personelu dla Twojej firmy. Nieobecności można podzielić na trzy kategorie: usprawiedliwione (zatwierdzone z góry przez przełożonego); nieusprawiedliwiony (niezatwierdzony z góry) i bez winy (niesklasyfikowane). Zwykle usprawiedliwione absencje bez winy są uważane za koszty prowadzenia działalności gospodarczej, ale kontrolowanie kosztów związanych z nieusprawiedliwioną absencją ma kluczowe znaczenie dla małych firm. Zrozumienie przepisów związanych z absencją może pomóc w kontrolowaniu kosztów prowadzenia działalności, a jednocześnie uniknąć pułapek prawnych.

Pracownicy zwolnieni i niezwalniani

Przepisy dotyczące wynagrodzenia w przypadku nieobecności obowiązują w różny sposób w przypadku pracowników zwolnionych i niezwiązanych z zwolnieniem. Większość pracowników, sklasyfikowanych jako niezwiązane, jest objęta zasadami dotyczącymi płac i godzin obowiązującymi w sprawiedliwych normach pracy i może zostać zadokowana za cały czas opuszczenia pracy. Zwolnieni pracownicy są zwolnieni z zasad FLSA; Najczęstsze wyjątki dotyczą pracowników umysłowych, wykonawczych i zawodowych, informatyków i pracowników sprzedaży zewnętrznej.

Jeśli zwolniony pracownik pracował w dowolnym momencie tygodnia rozliczeniowego, jego wynagrodzenie nie może zostać zaciągnięte bez ryzyka utraty jego statusu zwolnienia. Utrata statusu zwolnienia oznacza, że ​​będziesz musiał zapłacić 1/2-krotność jego stawki za każdą godzinę, którą przepracował ponad 40 z mocą wsteczną i idąc dalej. Jednak pisemna polisa, która określa pewną liczbę dni chorych lub dni wolnych, pozwoli ci policzyć nieodebrane dni na ten numer; jeśli zwolniony pracownik przekroczy tę liczbę, można zaciągnąć wynagrodzenie i, o ile pracownik nie spełnia innych kryteriów, podjąć działania dyscyplinarne.

Choroba, niepełnosprawność i obrażenia

Dwa inne ustawy federalne regulują nieobecności z powodu choroby lub niepełnosprawności i dotyczą zarówno pracowników zwolnionych, jak i niezwiązanych z zwolnieniem. Ustawa o urlopie rodzinnym ma zastosowanie do przedsiębiorstw zatrudniających ponad 50 pracowników; wymaga od pracodawców zapewnienia pracownikom do 12 tygodni bezpłatnego, lecz zabezpieczonego pracą urlopu rocznie na własną ciężką chorobę lub na opiekę nad nowo narodzonymi, nowo adoptowanymi lub chorymi członkami rodziny. Pozwala również na urlop, gdy członkowie rodziny są w wojsku. Urlop może być podejmowany kolejno lub z przerwami. Ustawa o Amerykanach dla osób niepełnosprawnych dotyczy firm, które zatrudniają więcej niż 15 pracowników i wymaga, abyś udzielał przedłużonego urlopu, jeśli to konieczne, w celu zaspokojenia potrzeb niepełnosprawnych pracowników. Wymaga także, abyś nie dyskryminował tego pracownika przy zatrudnianiu lub awansach z powodu jego niepełnosprawności lub potrzeby dodatkowego czasu wolnego. Oprócz przepisów federalnych, państwa mają własne przepisy, które chronią pracowników, którzy muszą wziąć wolne w związku z obrażeniami poniesionymi w pracy.

Zasady obecności

Najlepszym sposobem radzenia sobie z absencją jest opracowanie polityki obecności, która spełnia potrzeby Twojej firmy i jest zgodna z prawem. Polityka dotycząca udźwiękowienia powinna obejmować wszystkie następujące kwestie: opieszałość, chorobę, osobisty biznes, rodzinny i medyczny urlop (w tym urlop wojskowy) oraz urlop z tytułu niepełnosprawności. Zasady powinny być szczegółowe. Na przykład, jak szybko po rozpoczęciu zmiany pracownik musi zadzwonić, jeśli jest chora, aby uniknąć postępowania dyscyplinarnego? lub jak duże obwieszczenie musi przekazać pracownikowi nadzorcy usprawiedliwioną nieobecność? Polityka powinna również jasno określać, co wywołuje działania dyscyplinarne i jak ta dyscyplina postępuje; na przykład pierwszy przypadek nieusprawiedliwionej nieobecności lub nieobecności w nagłych wypadkach bez zaproszenia wywoła ostrzeżenie ustne; drugie pisemne ostrzeżenie, a trzecie może być podstawą do rozwiązania. Przekazywać polisę na piśmie pracownikom i przełożonym pociągu. Po opracowaniu konsekwentnie stosuj politykę, aby uniknąć roszczeń dotyczących dyskryminacji.

Bezsenne nieobecności

Niektóre firmy opracowują politykę absencji bez winy. W ramach tego systemu nie podejmuje się próby klasyfikowania nieobecności jako usprawiedliwionych lub nieusprawiedliwionych; zamiast tego każdemu pracownikowi przysługuje pewna liczba dni wolnego od pracy, aby użyć go zgodnie z życzeniem. Postępująca dyscyplina jest stosowana, gdy pracownik przekracza liczbę dozwolonych nieobecności. Chociaż ten system może wydawać się łatwy w administrowaniu, nie wiedząc, dlaczego twoi pracownicy są nieobecni, mogą stwarzać problemy w udowodnieniu, że przestrzegasz FMLA. Tego typu system może również nie spełniać Twoich potrzeb biznesowych w sklepach detalicznych lub w call center, gdy zasięg w określonych godzinach jest krytyczny.

Ewidencjonowanie

Właściwe prowadzenie dokumentacji jest ważne, aby uniknąć procesów sądowych. Na przykład pracownicy mogą twierdzić, że pracowali przez lata w luźnym "trybie pracy", śledząc własne nadgodziny, a następnie biorąc dodatkowy urlop, aby zrównoważyć nadgodziny. Jeśli nie masz oficjalnych zapisów czasu, nie możesz udowodnić inaczej. Wiele systemów płac może śledzić nieobecności i rozróżniać rodzaje nieobecności. Jeśli twoja firma nie ma tego typu opcji, opracuj inny sposób śledzenia indywidualnych nieobecności i wpisz tabele sum w całej firmie.