Sposoby zarządzania konfliktami w organizacjach

Konflikt nieuchronnie pojawi się w twojej organizacji, ponieważ taka jest natura wszystkich ludzkich interakcji. Kiedy to robi, wiele rodzinnych przedsiębiorstw i małych organizacji. Aby uniknąć utknięcia w sytuacji, w której nie masz żadnych opcji, musisz wcześniej opracować zasady i sposoby zarządzania konfliktem. Musisz również autentycznie sam się zastanowić i zachęcić swój zespół do zrobienia tego również. Ostatecznie najlepsze strategie rozwiązywania konfliktów to te, którym uda się przywrócić swój zespół na właściwe tory. Jak radzisz sobie z konfliktem w twojej organizacji, bez względu na rozmiar? Czy istnieją wskazówki, które możesz zacząć od razu? Jak się okazuje, są takie, z których możesz skorzystać, aby pomóc w zarządzaniu konfliktami organizacyjnymi.

Oceniaj i rozumiej emocjonalne reakcje ludzi

Ilekroć ktoś ma silną reakcję emocjonalną na coś, zazwyczaj wraca do domyślnego ustawienia, które polega na szukaniu odpowiedzi w walce lub ucieczce. Nie będą w stanie rozumować w gorącym momencie, więc ich działania mogą nie być racjonalne i mogą wypowiadać słowa, które wcale nie mają znaczenia i które później będą później żałować.

Ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić w takiej sytuacji, jest spieranie się z taką osobą. Powinieneś poczekać, aż gniew lub inne silne emocje najpierw się rozproszą, zanim będziesz mógł spróbować się z nimi porozumieć. Emocjonalnie wyzwalane osoby nie są łatwe do uzasadnienia.

Kluczowa jest samoświadomość

Jaką osobą jesteś, kiedy powstaje konflikt? Czy unikasz konfliktu, czy jesteś typem agresywnym, który bierze byka za rogi? Ważne jest, aby dobrze zrozumieć, jak radzisz sobie z konfliktem. Nie każdy odpowie szczególnie dobrze na twój styl rozwiązywania konfliktów. Czasami możesz użyć swojej metody u odpowiednich osób, a innym razem musisz zrobić krok wstecz i albo dostosować swój styl do osoby i sytuacji, albo zadzwonić do innej osoby, która jest lepiej przygotowana do radzenia sobie z sytuacją. Tak czy inaczej, zrozumienie siebie jest pierwszym krokiem do zrozumienia innych.

Posłuchaj wszystkich zaangażowanych i wysłuchaj ich opinii

Nikt nie lubi się mylić i nikt nie chce słyszeć, aby ktoś inny mówił im, że się mylą. Oczywiście z jednej strony można argumentować, że ludzie powinni być wystarczająco mili, aby zaakceptować fakt, że nie zawsze będą mieli rację. Jednak z drugiej strony nie można również oczekiwać, że wszyscy będą tak oświeceni, jeśli chodzi o zawiłości rozwiązywania konfliktów.

Jedną z rzeczy, które powodują konflikty, jest sytuacja, gdy jedna ze stron wyraźnie informuje drugą stronę, że się myli, a strona oskarżona staje się defensywna. Jeśli uważasz, że taka jest sytuacja w Twojej organizacji, musisz ją zdusić w zarodku. Słuchaj opowieści wszystkich, nie osądzając, a następnie rozwiązuj problem obiektywnie, z dobrym zrozumieniem, skąd wszyscy pochodzą.

Rozwiąż problem od swoich korzeni

Czasami konflikt, który widzisz na powierzchni, wcale nie jest zły. Czasami istnieje głębszy problem, który zaczyna się pod powierzchnią, albo na ziemi, albo na poziomie zarządzania. Spróbuj dowiedzieć się, co naprawdę dzieje się w danej sytuacji i podejmij kroki, aby rozwiązać ten problem.

Zaakceptuj ludzi za wszystko, czym są (i nie są)

Ludzie są inni, więc zachowują, interpretują i przetwarzają informacje na różne sposoby. Podobnie, będą zazwyczaj używać bardzo różnych procesów decyzyjnych w celu podejmowania decyzji. Wiedza o tym, jak członkowie zespołu pracują, jest bardzo ważna, aby wiedzieć, jak przypisywać im obowiązki w taki sposób, aby ich mocne strony były użyteczne. Będziesz także bardziej oświecony i mniej prawdopodobne, że zniesiesz ich przyzwyczajenia lub style pracy.

Nie zapomnij o regularnych opiniach

Konflikt zazwyczaj ma miejsce, gdy problem nie jest rozwiązywany, gdy jest jeszcze mały. Rdzewieje jak rana i staje się zbyt duży i skomplikowany, by szybko go rozwiązać. Aby tego uniknąć, możesz organizować regularne spotkania, podczas których cały zespół przekazuje informacje zwrotne na temat tego, co działa, a co nie, i burzy mózgów, co robić dalej. W ten sposób radzisz sobie z problemami, gdy są one jeszcze drobne.

Współpracuj z zespołem, aby tworzyć protokoły rozwiązywania konfliktów

Ludzie mają tendencję do współpracy z regułami, gdy mieli rękę do tworzenia reguł. Możesz poprosić swój zespół, aby zebrał się i wymyślił jakieś protokoły rozwiązywania konfliktów, w które kupują. Niezależnie od tego, co wymyślą, najprawdopodobniej zadziała to na dłuższą metę, ponieważ każdy miał rękę do jej stworzenia.

Współpracuj z zespołem, aby stworzyć wytyczne dla komunikacji

Nie wszystkie rodzaje komunikacji są pomocne lub produktywne w organizacji. Może to wynikać z tego, że wiele konfliktów w twojej organizacji powodowanych jest przez komunikowanie się w niewłaściwy sposób. W związku z tym możesz zaprosić swój zespół do opracowania wskazówek dotyczących rodzajów komunikacji dozwolonych w miejscu pracy. Powinny być wytycznymi, które każdy kupuje, podobnie jak protokoły rozwiązywania konfliktów.

Powinieneś również być częścią tego ćwiczenia, ponieważ możesz komunikować się ze swoim zespołem w niewłaściwy sposób. Albo uznają twój ton za apatyczny i lekceważący, albo odkrywają, że zniechęca ich do otwartego komunikowania się. Może to być przyczyną wielu konfliktów w twojej organizacji i dlatego należy się nimi zająć.

Egzekwuj środki przyjęte przez zespół

Nikt nie lubi być dyscyplinarnym, który musi ratować ludzi lub rozwiązywać konflikty. Jednak Ty i Twój zespół spotkaliście się i opracowaliście wytyczne, w jaki sposób będziecie się komunikować ze sobą oraz z niektórymi protokołami, aby rozwiązać konflikty. Wszystkie mogą być dobre na papierze, ale nigdy nie będą miały znaczenia, jeśli nie zostaną wdrożone.

Twoim obowiązkiem jest zatem zapewnienie strategii, które wymyślił Twój zespół i monitorowanie ich, aby upewnić się, że są przestrzegane. Jeśli uważasz, że niektórzy pracownicy są po prostu uparci, nawet po tym, jak istnieją jasne protokoły postępowania z rzeczami, wtedy możesz podjąć środki dyscyplinarne przeciwko nim, aby pokazać, że poważnie myślisz o przyjęciu tych protokołów.

Upewnij się, że masz odpowiednich ludzi

Jednym z najskuteczniejszych sposobów radzenia sobie z konfliktami w organizacji jest upewnienie się, że masz odpowiednią osobę na początek. Czasami nie chodzi o konflikt. Czasami problem nie jest problemem; ta osoba jest problemem. Być może próbowałeś wszystkiego, co wiesz, aby poradzić sobie z konfliktem, a nawet zmusiłeś zespół do spotkania i przedstawienia pomysłów na rozwiązanie konfliktu, ale okazało się, że jeden lub więcej pracowników zawsze znajduje się w centrum poważnych konfliktów. Są albo nieustannie poszkodowani, albo ciągle agresorzy.

W takich sytuacjach należy ocenić, czy umiejętności danego pracownika lepiej pasowałyby do innego zespołu lub działu. Być może powinieneś rozważyć nadanie im innej pozycji w firmie.

Jeśli okaże się, że nie pasują one nigdzie, nawet jeśli rozważasz umieszczenie ich w innym miejscu lub zespole, to powinieneś zastanowić się, czy ta osoba pasuje do twojej organizacji. Utrata pracownika to droga sprawa dla firmy i powinna być ostatnią opcją. Czasami jednak korzyści płynące z wypuszczenia pracownika mogą znacznie przewyższać koszty.