Co oznacza pisanie akapitów w formacie biznesowym?

Dokumenty biznesowe - takie jak listy, e-maile, memoranda i raporty - wykorzystują akapity do oddzielania różnych typów informacji, argumentów i pomysłów. Akapity pisane w formacie biznesowym są sformalizowane w sposób formalny, profesjonalny i dobrze zorganizowany. Podczas pisania dokumentu biznesowego zastanów się, w jaki sposób akapit pojawi się na papierze, jak zorganizować akapit i jego umieszczenie w całym dokumencie. Bądź konsekwentny w sposobie formatowania akapitów. Używaj zwięzłego języka i prostego stylu, aby czytelnik skupił się na Twojej wiadomości.

Format bloku

Najczęstszym formatem wizualnym akapitów w dokumencie biznesowym jest format blokowy, w którym początek akapitu nie jest wcięty. Zamiast tego cały akapit jest pojedynczy i wyrównany do lewej, co oznacza, że ​​jest wyrównany z lewym marginesem papieru. Po każdym akapicie wstawia się pustą linię, aby oddzielić ją od następnego akapitu lub elementu dokumentu. Półblok, w którym wcięty jest początek każdego akapitu, jest rzadziej wykorzystywany.

Czcionka

Akapity w dokumencie biznesowym są wpisywane czcionką tradycyjną, np. 12-punktowy Times New Roman. Unikaj używania nietypowych czcionek, które odwracają uwagę od treści Twojego tekstu. Użyj tej samej czcionki w całym dokumencie, z wyjątkiem nagłówków, które mogą używać większego rozmiaru czcionki lub mogą być ustawione pogrubioną czcionką.

Treść akapitu

Każdy akapit powinien odnosić się do jednej głównej idei. Przedstaw główną myśl w ogólnym stwierdzeniu w pierwszym zdaniu akapitu. Śledź ten temat zdanie z kilkoma zdaniami, które wspierają główny pomysł. Mogą składać się z informacji szczegółowych lub argumentu, aby bronić swojego pomysłu. Podsumuj akapit streszczeniem. Jeśli akapit działa zbyt długo, ryzykujesz utratą uwagi czytelnika. Zamiast tego ułóż długi akapit na dwa lub więcej mniejszych akapitów.

Kolejność akapitów

Dokument biznesowy, taki jak raport lub list, rozpoczyna się akapitem, który wprowadza temat dokumentu. Po nim następuje jeden lub więcej akapitów, które rozwijają temat. Końcowy akapit podsumowuje podaną przez Ciebie informację lub prosi czytelnika o podjęcie określonej akcji. Na przykład pismo przedstawiające powody kampanii reklamowej może rozpoczynać się od akapitu wprowadzającego proponującego kampanię, po którym następuje trzy akapity, z których każdy zawiera osobny powód kampanii, oraz akapit końcowy z prośbą czytelnika o zatwierdzenie kampanii. Jeśli dokument jest długi, użyj nagłówków, aby oddzielić główne sekcje.

Styl

Choć ton może być przyjazny, dokumenty biznesowe są napisane w formalnym stylu. Twoje pismo może być czytane przez osoby inne niż pierwotny odbiorca i przechowywane przez firmę przez wiele lat, więc unikaj osobistych komentarzy. Zachowaj swój tekst na profesjonalnym poziomie, używając języka neutralnego płciowo, a także prawidłowej gramatyki i ortografii. Trzymaj zdania krótkie i na temat. Unikaj stereotypów, skurczów i slangu.