Wady i zalety w budżetowaniu zadania projektu

Budżetowanie pojedynczych zadań projektowych może pomóc w zarządzaniu kosztami firmy na poziomie szczegółowym, ale ta praktyka nie jest pozbawiona wad. Proces budżetowania wymaga czasu i może wpłynąć na zrozumienie przez twoich pracowników tego, co cenisz w firmie. Podobnie jak w przypadku wielu innych narzędzi do zarządzania, kluczowe jest ustalenie, czy korzyści przewyższają koszty.

Kontrola kosztów

Najważniejszą korzyścią przy projektowaniu zadań związanych z budżetowaniem jest większa kontrola i szczegóły, które otrzymuje menedżer podczas tworzenia budżetu. Zarządzając budżetem na poziomie całego projektu, menedżer nie jest w stanie uwzględnić różnic w zasobach potrzebnych między bardzo różnymi zadaniami. Na przykład budżet projektu na wykonanie zadania doradczego może wynieść łącznie 400 godzin pracy, ale bez indywidualnego budżetowania zadań projektowych kierownik projektu nie jest w stanie zbadać przyczyny przekroczenia budżetu. Zamiast tego menedżer widzi, że projekt przekroczył budżet. Gdy zadania są ustalane indywidualnie, widać, gdzie projekt się nie udał.

Skupienie finansowe

Budżet zadaniowy ma nie tylko bezpośrednie korzyści, ale także korzyści pośrednie. Dzięki budżetowaniu zadań projektowych pracownicy są częściej narażeni na budżet w mniejszych odstępach. Służy to często przypomnieniu pracownikom o znaczeniu przestrzegania budżetów. Pomyśl o tym przykładzie: Wyobraź sobie, jak trudno byłoby zwalczyć utratę wagi, gdybyśmy tylko patrzyli na skalę raz w roku. Ponieważ jesteśmy w stanie częściej otrzymywać informacje zwrotne na temat budżetu podczas planowania zadań projektowych, zazwyczaj zarządzanie budżetem jest łatwiejsze i bardziej efektywne.

Wartości pracownicze

Skoncentrowanie pracowników na budżecie świetnie nadaje się do motywowania wyników fiskalnych, ale czasami może to spowodować, że pracownicy zapomną o innych częściach swojej pracy. Jedną z wad budżetowania na poziomie zadań jest to, że pracownicy mogą zbytnio skupiać się na wypełnianiu budżetu i robić to kosztem obsługi klienta, a nawet etycznego postępowania. Jest to szczególnie niepokojące, jeśli wynagrodzenie pracownika wiąże się z osiągnięciem lub przekroczeniem premii. Menedżerowie powinni zapewnić, że wynagradzają pracowników za zachowanie, które jest dobre dla firmy, a nie tylko jej jeden aspekt.

Koszt zarządzania

Wzrosty w monitorowaniu działalności gospodarczej lub zarządzaniu są rzadko kosztowne. Ważne jest, aby budżetowanie na poziomie zadań było opłacalne dla Twojej firmy. Jeśli Twoja firma ma wiele podobnych projektów, wówczas warto utworzyć budżet na poziomie zadania, a następnie nieznacznie zmodyfikować go w przypadku innych projektów. Jeśli jednak Twoja firma ma projekty, które są bardzo odmienne, konfiguracja i modyfikacja różnych budżetów może po prostu zbyt dużo pracy dla potencjalnych korzyści, jakie zapewnia.