Procedury kontroli dokumentów

Procedury kontroli dokumentów zapewniają, że pracownicy w operacjach firmy używają odpowiednich dokumentów do wykonywania swojej pracy. Procedury są kluczowym elementem procesu zapewnienia jakości. Śledzą one przygotowanie i obsługę dokumentów, aby upewnić się, że pracownicy odpowiedzialni za dokumentację zastąpią przestarzałe dokumenty najnowszymi wersjami. Procedury takie obejmują zapisy pracowników, którzy utworzyli, zmienili i zatwierdzili dokumenty, aby firma mogła określić, w jaki sposób uniknąć błędów i poprawić jakość swoich produktów i usług.

kreacja

Procedury kontroli dokumentów określają, kto jest odpowiedzialny za tworzenie określonych dokumentów i jak twórca dokumentu musi je zidentyfikować. Oprócz podania nazwy dokumentu w wymaganym formacie, odpowiedzialny pracownik musi podpisać dokument, aby zidentyfikować się jako inicjator. Podpisanie dokumentu oznacza, że ​​pracownik uważa, że ​​praca jest kompletna, i musi podać datę pokazującą, kiedy ukończył pracę.

Przejrzeć

Zasady zapewniania jakości wymagają, aby firmy dokonywały przeglądu wielu dokumentów pod kątem dokładności, w szczególności rysunków technicznych i specyfikacji. Procedury kontroli dokumentów określają, które dokumenty muszą zostać sprawdzone, przez kogo i jak należy dokonać takiego przeglądu. Zazwyczaj procedura recenzowania określa, jakie kwalifikacje musi posiadać recenzent oraz w jaki sposób recenzent dokonuje wszelkich zmian wymaganych w dokumencie. Zawiera szczegółowe informacje na temat zapisywania zmian i miejsca, w którym recenzent musi się podpisać, aby wskazać, że zakończył pomyślnie swoją recenzję.

Rewizja

Oprócz zmian dokonanych podczas przeglądu, wymagane zmiany w dokumentacji często wynikają ze zmian w projektach lub operacjach. Procedury kontroli dokumentów określają, kto inicjuje zmiany i kto je przeprowadza. Po zakończeniu weryfikacji zmieniony dokument otrzymuje oznaczenie, które pozwala pracownikom zidentyfikować go jako najnowszą wersję od określonej daty. Stary dokument otrzymuje oznaczenie jako przestarzałe i oznacza, że ​​nie jest już aktualny.

Zastąpienie

Kluczowa część procedur kontroli dokumentów określa, w jaki sposób firma gwarantuje, że najnowsze wersje dokumentów zastępują przestarzałe wersje w miejscach, w których dokumenty są w użyciu. Procedury określają, kto jest odpowiedzialny za odnowienie dokumentacji, często inicjator korekt. Z drugiej strony, procedury instruują użytkowników dokumentacji dotyczącej identyfikacji przestarzałego materiału i sposobu sprawdzenia najnowszych korekt.

Dokumenty zewnętrzne

Firmy często muszą korzystać z dokumentacji pochodzącej spoza firmy. Takie dokumenty nie są zgodne z procedurami wewnętrznymi po ich przybyciu. Procedury kontroli dokumentów określają, kto jest odpowiedzialny za integrację takich dokumentów w systemie firmy. Określają, w jaki sposób identyfikować zewnętrzne dokumenty, czy konieczne jest sprawdzenie i jak postępować w razie potrzeby. Po zintegrowaniu odpowiedzialni pracownicy zapewniają, że odpowiednie dokumenty zewnętrzne są dostępne w razie potrzeby.