Zasady przechowywania i niszczenia dokumentów dla osób niedochodowych

Kompleksowa polityka przechowywania i niszczenia dokumentów to coś więcej niż rozsądna praktyka biznesowa. Ważne jest również, aby Twoja organizacja non-profit była w pełni zgodna z federalnymi i stanowymi przepisami i zaleceniami, co w przypadku niektórych organizacji non-profit stanowi dezorientującą perspektywę. Istnieje niepewność co do wymagań politycznych, ponieważ przepisy stanowe są różne, Urząd Skarbowy zaleca, ale nie wymaga, aby firma non-profit zajęła się zatrzymywaniem dokumentów, a Ustawa Sarbanes-Oxley z 2002 r. Wyraźnie dotyczy organizacji non-profit tylko w dwóch z jej licznych klauzul.

Ustawa Sarbanes-Oxley Sekcja 1102

Artykuł 1102 ustawy Sarbanes-Oxley wyraźnie zabrania niszczenia dokumentów, które są lub mogą podlegać kontroli podczas oficjalnego śledztwa. Jednak nie zawiera ono szczegółów dotyczących dokumentów ani harmonogramów przechowywania. Najlepiej jest skonsultować się z prawnikiem non-profit przed opracowaniem polityki przechowywania i niszczenia dokumentów. Oprócz udzielania informacji związanych z ustawą Sarbanes-Oxley, pełnomocnik może udzielać informacji dotyczących przepisów prawnych, które mogą obowiązywać w twoim stanie.

Informacje o przechowywaniu dokumentów

Dyrektywy polityczne powinny dotyczyć zarówno wydruków papierowych, jak i informacji - w tym wiadomości e-mail - przechowywanych elektronicznie. Okresy przechowywania, które na ogół mieszczą się w zakresie od trzech lat do trwałej retencji, w dużej mierze zależą od rodzaju i ważności informacji przechowywanych w dokumencie. Na przykład, harmonogramy przechowywania dla ogólnej korespondencji, zapisy wolontariuszy, wnioski o zatrudnienie i zamówienia zakupu generalnie nie trwają dłużej niż cztery lata. Księgi rachunkowe, wyciągi bankowe, faktury i dokumenty darowizn zazwyczaj muszą być przechowywane przez 10 lat. Statut, dokumenty ubezpieczeniowe i dokumenty podatkowe powinny być przechowywane na stałe.

Utylizacja dokumentacji biznesowej

Mylącym aspektem przestrzegania praw i zaleceń jest to, że chociaż istnieje mnóstwo informacji związanych z przechowywaniem dokumentów, dostępnych jest znacznie mniej informacji dotyczących niszczenia dokumentów. Zamiast tego polegaj na wytycznych takich jak te dostarczane przez Departament Zdrowia i Opieki Społecznej, a także dołączaj do nich wskazówki dotyczące usuwania chronionych informacji zdrowotnych. Na przykład, dołącz do dyrektyw, które stwierdzają, że nie tylko twarde kopie dokumentów muszą być zasadniczo nieczytelne, niemożliwe do odczytania i niezdolne do odtworzenia przed ich usunięciem, ale pojemniki na śmieci i kosze do recyklingu muszą znajdować się w miejscach niedostępnych dla społeczeństwa. Inną opcją jest zawarcie umowy ze sprzedawcą zbytu. Dyrektywy dotyczące dysponowania informacjami przechowywanymi elektronicznie mogą obejmować nadpisywanie lub czyszczenie danych przy użyciu specjalistycznego oprogramowania lub niszczenie nośników, na których przechowywane są dane.

Tworzenie polityki przechowywania i niszczenia dokumentów

Kompleksowa polityka rozpoczyna się od określenia celu, celów i celów polityki. Sekcja definicji wyraźnie identyfikuje typy dokumentów, których dotyczy dana polisa i definiuje wspólne terminy, takie jak "dokument", "strzęp" i "usuń". Następnie sekcje dodatkowe określają oczekiwania dotyczące etykietowania i przechowywania dokumentów oraz dostarczają harmonogram i instrukcje dla przeglądanie i niszczenie starych informacji. Ostatnia sekcja zawiera adresy i procedury dotyczące postępowania z projektami dokumentów. Większość również podsumowuje informacje o polityce, dołączając tabelę, do której pracownicy mogą się odwoływać w celu uzyskania dalszych informacji.