Skuteczna komunikacja e-mail

Skuteczny e-mail daje wynik zamierzony przez autora. Jeśli na przykład wiadomość jest prośbą o podanie informacji przed określoną datą, odbiorca zrozumie. Skuteczny e-mail zapewnia odbiorcy jasne zrozumienie intencji nadawcy. Z drugiej strony, źle napisana wiadomość e-mail może spowodować zamieszanie i pogorszyć opinię nadawcy. Firmy każdej wielkości mogą osiągnąć akceptowalny standard komunikacji pisemnej, w tym pocztę elektroniczną, oferując wewnętrzne instrukcje pisania biznesowego i wymagające użycia podręcznika stylu.

Standardy e-mail

Pisanie w wiadomościach e-mail powinno być jasne, zwięzłe i poprawne gramatycznie. Słaba gramatyka, błędy pisowni i nieprawidłowa struktura zdania mogą rozpraszać czytelnika. Pisarze powinni starać się być bezpośredni, informatywny i zorientowany na rozwiązania. Krótkie, zwięzłe e-maile są przyjazne dla czytelnika i zwykle są skuteczne w przekazywaniu wiadomości. Idealny rozmiar wiadomości może wynosić dwa lub trzy akapity, nie więcej niż pięć linii. Autor powinien podać cel wiadomości e-mail na początku wiadomości i na końcu podać pożądany wynik - na przykład datę zakończenia odpowiedzi.

Temat

Pomyśl o temacie jako nagłówku gazety lub artykułu z czasopisma. Powinien być potężny, zwracający uwagę i precyzyjnie powiązany z treścią lub celem e-maila. Dobra linia tematyczna przyciągnie uwagę odbiorcy i zmusi go do otwarcia e-maila i przeczytania go. E-maile biznesowe muszą konkurować z wieloma innymi wiadomościami w skrzynkach odbiorczych firmy. Niejasne linie tematyczne mogą spowodować odrzucenie ważnej wiadomości e-mail lub pominięcie jej. Może to spowodować opóźnienie wysyłki lub rozczarowanie klienta. Może być skuteczne powtarzanie terminu w wierszu tematu.

Zawartość

Powitania powinny być spersonalizowane w najszerszym możliwym zakresie. Jeśli nie można znaleźć nazwiska odbiorcy, wiadomość e-mail powinna być przynajmniej adresowana do działu. Wiadomość e-mail bez nazwanego odbiorcy może pozostawać nieprzeczytana. W e-mailu nie powinno być więcej niż jeden temat. Jeśli członek personelu komunikuje się z jednym wydziałem lub osobą o trzech osobnych tematach, powinna wysłać trzy e-maile. W ten sposób każda z tematów będzie miała sens w późniejszych e-mailach i odpowiedziach. Należy zminimalizować użycie wszystkich wielkich liter lub pogrubienia dla podkreślenia. Ta praktyka może być denerwująca dla odbiorców, którzy nie dbają o takie wizualne wskazówki. Blok podpisu biznesowych wiadomości e-mail powinien zawierać pełne dane kontaktowe.

Podręcznik stylu

Sposobem na zminimalizowanie problemów z pocztą w pracy jest stworzenie podręcznika stylu, który informuje pracowników o prawidłowym sposobie komunikacji elektronicznej. Na początku firma mogła doradzić członkom personelu, aby odwołali się do jednego z podręczników dostępnych w księgarniach. Firma może przyjąć określone sposoby prowadzenia komunikacji e-mailowej z książki iz innych źródeł. W końcu będzie wystarczająco dużo informacji, które firma mogłaby skompilować w swojej własnej instrukcji e-mailowej.