Jakie formy ma mały biznes dla swoich pracowników?

Firmy są prawnie zobowiązane do składania określonych formularzy dla wszystkich swoich pracowników. Obejmują one formularze wymagane przez Urząd Skarbowy i Urząd ds. Imigracji USA: formularz weryfikacji kwalifikowalności zatrudnienia lub formularz I-9; wynagrodzenie W-2 i deklaracja podatkowa; oraz federalny zasiłek dla osób pobierających zasiłek dla pracowników lub formularz W-4. Państwa wymagają również od pracowników wypełniania formularzy, chociaż formy te różnią się w zależności od stanu.

I-9

Biuro US Citizenship and Immigration Services monitoruje kwalifikowalność pracowników w całym kraju. Ta agencja federalna jest uprawniona do kontrolowania dokumentacji firmy w celu zapewnienia, że ​​formularz I-9, weryfikacja uprawnień do zatrudnienia, jest wypełniana dla każdego pracownika i że wszyscy pracownicy mają prawo do pracy w Stanach Zjednoczonych. Przepisy dotyczące imigracji wymagają, aby pracodawca zweryfikował uprawnienia w ciągu trzech dni od zatrudnienia. Firmy powinny przechowywać formularze I-9 przez co najmniej trzy lata po zatrudnieniu. Jeśli pracownik opuści miejsce pracy, niezależnie od okoliczności, właściciel firmy powinien zachować formularz I-9 przez co najmniej jeden rok.

W-2

Dla każdego odszkodowanego pracownika, przepisy federalne wymagają, aby Formularz W-2, Wynagrodzenie i Deklaracja podatkowa, były wypełniane corocznie i wysyłane do Administracji Zabezpieczeń Społecznych. Właściciele firm muszą również zapewnić każdemu pracownikowi kopię W-2 dla indywidualnych celów podatkowych. Ten formularz zawiera wyszczególnione wynagrodzenia i wynagrodzenie za poprzedni rok kalendarzowy. Powinien zostać wysłany pracownikom do 31 stycznia oraz do Administracji Ubezpieczeń Społecznych (SSA) nie później niż 1 kwietnia, jeśli złożono je elektronicznie. Formularze papierowe należy przesłać do SSA do końca lutego.

W-4

Gdy zatrudniany jest nowy pracownik, zwykle proszona jest o wypełnienie dokumentu o dodatku za Zasiłek, zwanym formularzem W-4. Formularz ten zapewnia firmie informacje niezbędne do zatrzymania odpowiedniej kwoty podatków, w oparciu o liczbę uprawnień i status zgłoszenia pracownika, który zamierza ubiegać się o federalne podatki dochodowe. Zgodnie z wytycznymi IRS potrącenie powinno rozpocząć się od pierwszej wypłaty.

Wymagania państwowe

Przepisy IRS wymagają, aby firmy prowadziły rejestry podatku od pracy przez co najmniej cztery lata. Państwowe formularze podatkowe dotyczące podatku dochodowego różnią się w zależności od jurysdykcji. Sprawdź u swojego departamentu dochodów, jak nauczyć się właściwej procedury i formularzy wymaganych do spełnienia praw jurysdykcji.