Osiem kroków do skutecznego zarządzania umowami

Zarządzanie kontraktem obejmuje nadzorowanie umów zawieranych z dostawcami, klientami, partnerami i pracownikami. Skuteczny nadzór jest niezwykle ważny, ponieważ sprzedaż może zostać utracona, a kary pieniężne mogą wynikać z niewłaściwego zarządzania kontraktami. Dowiedz się, jak skutecznie zarządzać umowami, a proces zakupu w małej firmie może zostać znacznie ulepszony.

Orientacja

Spotkanie powinno się odbyć z departamentem, który wykonuje prace związane z zarządzaniem umową oraz z tymi, na które ma wpływ proces zarządzania umową. Na spotkaniu należy wyjaśnić powód zarządzania umową oraz fakt, że program jest w pełni wspierany przez kierownictwo wyższego szczebla. W miarę możliwości członek zarządu wyższego szczebla powinien przewodniczyć posiedzeniu.

Plan

Należy opracować kompleksowy plan wdrożenia systemu zarządzania umowami, który zapewni, że wszystkie wydziały zaangażowane w organizację będą koncentrować się na dostarczaniu opłacalnego podejścia do zarządzania umowami.

Personel

Jednej osobie w organizacji należy przypisać odpowiedzialność za zarządzanie umową. Często jest to menedżer zakupów. Plan projektu wdrożenia systemu zarządzania umowami powinien zostać opracowany przez osobę odpowiedzialną za sprawdzenie, czy system został wdrożony poprawnie, na czas i na podstawie budżetu. Plan powinien określać zadania do wykonania, kto jest odpowiedzialny za zadanie i docelową datę zakończenia.

Proces

Udokumentowanie procesu zarządzania kontraktem zapewnia, że ​​wszyscy w firmie obsługują kontrakty w ten sam sposób. Określ przepływ pracy, jaka osoba lub dział jest odpowiedzialny za wykonanie każdego kroku w przepływie pracy oraz w jaki sposób obsługiwane są wyjątki dotyczące przepływu pracy.

Trening

Członkowie departamentu odpowiedzialni za zarządzanie umowami powinni być przeszkoleni w procesie zarządzania kontraktami firmy, zastosowanych terminach i wytycznych dotyczących funkcji.

Standardy

Opracuj standardy zarządzania kontraktami. Standardy takie powinny obejmować zachowanie dokładnej dokumentacji dotyczącej daty rozpoczęcia i zakończenia umowy oraz utrzymywanie kompletnych aneksów do umów, odnotowując wszelkie zmiany w ustaleniach umownych, takie jak przedłużenie umowy o świadczenie usług.

Pomiary

Ustal metryki do pomiaru i oceny skuteczności funkcji zarządzania kontraktami w organizacji. Takie wskaźniki obejmowałyby dokładność przygotowania umowy i czas potrzebny na pobranie i zawarcie umów w razie potrzeby.

Audyt

Funkcja zarządzania kontraktami powinna być okresowo kontrolowana za pomocą listy kontrolnej audytu w celach informacyjnych. Lista kontrolna powinna szczegółowo określać, co należy poddać audytowi, a konkretnie, jakie kontrole należy przeprowadzić z oczekiwanymi wynikami, które są zgodne ze standardami kontroli umów.