Etykieta na zaproszenia na spotkania biznesowe

Właściciele firm często prowadzą spotkania ze swoimi pracownikami, współpracownikami i klientami w celu omówienia różnych kwestii. Niezależnie od tego, czy burza mózgów pomysłów na uruchomienie produktu lub finalizacji planu projektu, spotkania biznesowe są wykorzystywane do poprawy komunikacji biznesowej. Jeśli zdecydujesz się zorganizować spotkanie, poćwicz odpowiednią etykietę i wyślij zaproszenie na spotkanie biznesowe do swojego gościa.

Rodzaje zaproszeń

Zaproszenia na spotkania biznesowe można wysyłać w różnych formatach. W przypadku elektronicznego, "zielonego" podejścia wyślij zaproszenia na spotkanie pocztą e-mail. Do formalnego podejścia użyj papierowych zaproszeń, aby zapraszać gości na spotkania biznesowe. Jeśli zaprosisz kolegę na spotkanie biznesowe osobiście lub przez telefon, koniecznie wyślij formalne zaproszenie ze szczegółami spotkania. Użyj neutralnych kolorów lub kolorów firmowych i umieść logo firmy na zaproszeniu. Unikaj używania rozpraszających kolorów i obrazów, chyba że zaproszenie jest na burzę mózgów lub twórcze spotkanie.

Wybierz datę

Zaproszenia na spotkania biznesowe dają przewagę informowania uczestników o spotkaniu z dużym wyprzedzeniem. Daj uczestnikom przynajmniej tygodniowe powiadomienie na spotkania biznesowe. "Inc", czasopismo i zasoby online dla właścicieli firm, sugeruje unikanie poniedziałkowych spotkań.

Szczegóły zaproszenia

Zaproszenie na spotkanie biznesowe powinno zawierać wszystkie informacje, które dana osoba musi wiedzieć o spotkaniu, w którym uczestniczy. Konieczne jest podanie kluczowych informacji, takich jak data i godzina spotkania, lokalizacja, cel i gospodarz. Możesz również chcieć uwzględnić, czy podczas spotkania będzie serwowane śniadanie, obiad, kolacja czy napoje. Jeśli gość specjalny bierze udział, dołącz jej imię i krótką biografię. Możesz dołączyć porządek obrad, a także minuty z poprzednich spotkań, jeśli dotyczy.

Korzyści z zaproszeń

Zaproszenia biznesowe zapewniają uczestnikom wcześniejsze powiadomienie, że mają wydarzenie, w którym muszą uczestniczyć. Dzięki wiedzy o spotkaniu uczestnicy mogą przygotowywać dane i raporty z wyprzedzeniem, jeśli muszą przedstawić wyniki. Zaproszenie daje im także możliwość zmiany harmonogramów, aby mogli uczestniczyć w spotkaniu i blokować harmonogramy z innych spotkań.

Ostrzeżenia

Rozważ kilka czynników, zanim wyślesz zaproszenia na spotkania biznesowe. Przejrzyj listę zaproszonych osób, aby upewnić się, że wszystkie niezbędne osoby są wymienione. Ważne jest, aby informacje, które podajesz, które zaprosiłeś na spotkanie, były dokładne; od nazwiska gości i lokalizacji spotkania do czasu. Wyślij obserwację, aby przypomnieć im o spotkaniu i powiadomić ich, jeśli są jakieś zmiany w pierwotnym zaproszeniu na spotkanie.