Przykłady komunikacji z zasobami ludzkimi

Dobre umiejętności komunikacyjne i dobre zarządzanie zasobami ludzkimi są nierozłączne. Chociaż możesz nie mieć pełnoetatowego dyrektora ds. Zasobów ludzkich lub personelu, możesz nadal stosować solidne strategie komunikacji HR w komunikacji wewnątrz urzędu. W wielu biurach poczta elektroniczna jest podstawowym sposobem dystrybucji oficjalnych informacji, dlatego tworzenie jasnych, profesjonalnych e-maili jest ważną umiejętnością do opanowania przez właścicieli małych firm.

Aktualizacja korzyści

Wszelkie zmiany w programie świadczeń firmy powinny być szybko przekazywane pracownikom. Pracownicy są szczególnie zaniepokojeni ubezpieczeniem zdrowotnym, dlatego ważne jest, aby informować o zmianach w sposób jasny i zachęcający pracowników, aby mogli dowiedzieć się więcej o tym, co się dzieje.

Przykład

Subject line: Zmiana dostawcy ubezpieczenia zdrowotnego

Z dumą oferujemy wysokiej jakości ubezpieczenie zdrowotne dla wszystkich naszych pracowników. W ciągu ostatniego roku liczba naszych pracowników wzrosła o 30 procent, w wyniku czego badaliśmy nowe produkty ubezpieczeniowe.

Po zakończeniu dochodzenia postanowiliśmy podpisać umowę z Ultima Healthcare jako naszym nowym dostawcą ubezpieczeń medycznych. Ultima działa w branży od ponad 40 lat i cieszy się uznaniem w całej branży.

Zakres oferty Ultimy jest porównywalny z obecną ofertą. W większości przypadków okaże się, że przyszłoroczne comiesięczne odliczenia od składek są nieco niższe niż w tym roku. Ultima oferuje zarówno plany HMO, jak i PPO.

Prawdopodobnie masz wiele pytań dotyczących tej zmiany. Do tego e-maila dołączona jest broszura wyjaśniająca opcje Ultimy. Ponadto w tym tygodniu odbędzie się dwa spotkania informacyjne. Jeśli nie możesz wziąć udziału w jednym z tych spotkań, skontaktuj się z biurem HR, a jeden z naszych przedstawicieli spotka się z Tobą, aby przedyskutować plany i ich poziomy pokrycia.

W najbliższej przyszłości utrzymamy obecny plan dentystyczny.

Spotkania informacyjne odbędą się we wtorek, 15 września o godz. 14:00 w głównej sali posiedzeń oraz w piątek, 17 września o godz . 10.00 . w zachodniej sali konferencyjnej. Ponadto chcielibyśmy przypomnieć wszystkim, że otwarte nabór na ubezpieczenie i inne świadczenia rozpocznie się 15 listopada.

Jesteśmy podekscytowani rozwojem w naszej firmie i cieszymy się, że będziemy współpracować z wami wszystkimi w nadchodzących latach.

Wyjazd pracownika

Brak pracowników w środowisku małych firm nie pozostanie niezauważony przez innych pracowników. Właściciele firm powinni jak najszybciej poinformować pracowników o odejściu: to powstrzymuje plotki, pozwala pracownikom wiedzieć, w jaki sposób firma planuje zarządzać funkcjami pracy wykonywanymi przez odchodzącego pracownika, a także demonstruje szacunek dla pracowników.

Podczas gdy podwładni i bezpośredni członkowie zespołu powinni być osobiście informowani o odejściu, przez odchodzącą osobę lub jej menedżera, polityka HR powinna wymagać od personelu działu kadr - lub przełożonego pracownika - wysłania wiadomości e-mail z ogłoszeniem do całego personelu.

Przykłady:

Kiedy pracownik opuszcza firmę na dobrych warunkach i robi to dobrowolnie, notatki z odlotu powinny być miłe; najlepiej, że pochodzą od kierownika pracownika lub właściciela firmy.

Temat: Zmiany w departamencie logistyki i magazynów

Z mieszanymi uczuciami ogłaszamy, że Jane Brown opuści firmę Smith Supply Company, aby zająć stanowisko w Kayden and Sons Logistics. Piątek, 7 lipca będzie ostatnim dniem pracy w biurze.

Jane była integralną częścią Smith Supply od samego początku. Rozpoczęła pracę w magazynie, kontynuując naukę w college'u. Po ukończeniu szkoły awansowaliśmy ją na stanowisko kierownika magazynu, a następnie została kierownikiem logistyki. Wiele z naszych sukcesów można przypisać jej ciężkiej pracy i doskonałemu przywództwu w ciągu ostatnich siedmiu lat. Będziemy tęsknić za Jane i życzyć jej wszystkiego najlepszego w nowej roli.

Mam również przyjemność ogłosić następujące zmiany personalne: Jacob Brown przejmuje rolę Jane jako dyrektor ds. Logistyki, a Cindy Carmichael awansuje na stanowisko kierownika magazynu. Cindy natychmiast przyjmuje swoją nową rolę, a Jacob zostanie dyrektorem departamentu po powrocie z wakacji 15 lipca. Tymczasem obawy związane z logistyką należy odnieść do Jane, Jacoba i mnie, aby zapewnić ochronę w tym okresie przejściowym.

Gdy pracownik został rozwiązany lub odszedł szybko bez powiadomienia, odpowiednie mogą być następujące elementy:

Temat: Przetwarzanie konta George'a Stewarta i konta wydatków

George Stewart opuścił Smith Supply Company, aby skorzystać z innej możliwości. Życzymy mu dobrze w jego staraniach. W tej chwili Karen McIntosh będzie obsługiwać obowiązki George'a, dopóki nie zatrudniamy jego zastępcy.

Karen poprosiła, aby zapytania dotyczące raportów wydatków i czeków zostały przesłane pocztą elektroniczną do jej asystenta, Boba Quinna. Niestety czeki mogą zostać opóźnione o kilka dni z powodu zmiany personelu, ale spodziewamy się szybkiego wznowienia normalnego czasu przetwarzania.

Pogody pogodowe

Nagłe sytuacje pogodowe i inne katastrofy mogą utrudnić, a nawet uniemożliwić pracownikom bezpieczne wejście do biura. Ustanowienie zasad komunikacji może pomóc w zapewnieniu ciągłości działania Twojej firmy w trudnych warunkach pogodowych, a jednocześnie chronić dobre samopoczucie pracowników.

Jeśli doświadczasz złych warunków pogodowych lub spodziewasz się, że warunki pogodowe pogorszą się, przekaż swoje plany i oczekiwania pracownikom pocztą e-mail, a następnie sprawdź w SMS-ie, rozmowach telefonicznych lub osobistej komunikacji w biurze.

Przykład:

Scenariusz: prognozy pogody wskazują, że temperatury mogą spaść do niebezpiecznych poziomów w ciągu 24 godzin, a te zimne temperatury mogą trwać przez kilka dni.

Temat: Zamknięcie biura - oczekiwana awaria pogodowa

Jak większość z was słyszała, National Weather Service wydała ostrzeżenie o ostygnięciu przez wiatr, które będzie obowiązywać przez następne 24 godziny. Informacje na temat problemów związanych z zimną pogodą i strategii ochrony siebie i swojej rodziny można znaleźć na stronie //www.weather.gov/safety/cold.

Dzisiaj zamknęliśmy biuro, aby zapewnić sobie bezpieczny powrót do domu. Możesz teraz wyjść. Każdy powinien być poza biurem do 15:00. Jeśli musisz zostać na miejscu, aby ukończyć projekt, odpowiedz na tego e-maila, a my zobaczymy, jakie ustalenia można podjąć. Ze względów bezpieczeństwa musimy usunąć i zamknąć biuro tak szybko, jak to możliwe.

Biuro będzie również jutro zamknięte: zapewniamy wszystkim pracownikom dodatkowy dzień wolny od pracy, aby uwzględnić ten nieoczekiwany problem z pogodą. National Weather Service przewiduje, że temperatura wzrośnie po jutrzejszym wieczorze, a spodziewamy się, że wrócimy do biura w czwartek. W przypadku zmiany tych planów skontaktujemy się z Tobą za pośrednictwem poczty elektronicznej. Możesz również sprawdzić aktualizację statusu na naszej stronie lub Slack.

Jeśli masz jakieś pytania, skontaktuj się ze swoim przełożonym.

Scenariusz: Oczekiwana jest zła pogoda, ale ustanie przed porannym dojazdem.

Subject line: Dzisiejsze opady śniegu

Zdajemy sobie sprawę, że dzisiaj oczekuje się znacznej ilości śniegu, chociaż meteorolodzy przewidują, że śnieg przestanie padać wcześnie rano, a reszta dnia jutro będzie słoneczna i czysta.

Biuro będzie otwarte jutro dla biznesu i spodziewamy się, że personel będzie utrzymywał regularne harmonogramy. Wiemy również, że niektórzy z was mają dojeżdżać do pracy i mogą napotkać opóźnienia.

Twoje bezpieczeństwo i dobre samopoczucie są zawsze naszym priorytetem. Jeśli uważasz, że jutro przyjdziesz późno do biura, skontaktuj się ze swoim przełożonym tak szybko, jak to możliwe, aby dostarczyć ETA. Nie będzie kar za spóźnione przybycie jutro, pod warunkiem, że podjąłeś kroki w celu powiadomienia swojego przełożonego o swoich planach.