Federalne wytyczne dotyczące zachowania pracowników W-4

Pracownik przekazuje pracodawcy W-4 pracodawcę, który ma obowiązek potrącenia podatku dochodowego z przychodów. Pracodawca przechowuje ten formularz w aktach osobowych pracownika. Internal Revenue Service zaleca pracownikom aktualizowanie potrąceń dochodu w przypadku zmiany okoliczności osobistych. Postępuj zgodnie z wytycznymi federalnymi dotyczącymi zatrzymania pracownika W-4 w swoim małym przedsiębiorstwie, aby upewnić się, że prowadzenie dokumentacji jest odpowiednie, zgodne z prawem i kompletne.

Podatek u źródła od podatku federalnego

Rząd federalny zawiera różne dokumenty w grupie dokumentów potrącanych u źródła, które pracodawca musi zatrzymać. Zgodnie z publikacją Automatic Data Processing Inc., pracodawcy muszą zachować wszystkie zapisy odnoszące się do płatności pracowniczych, raportów podatkowych i depozytów. Mandat ten obejmuje podatki federalne, zabezpieczenia społecznego, Medicare i federalnego podatku od bezrobocia. Zgodnie z tymi wytycznymi pracodawcy muszą zachować formularze W-4 zgodnie z wymogami federalnymi.

Okres przechowywania

Okres przechowywania formularzy W-4 wynosi minimum cztery lata od daty wymagalności lub zapłaty podatków - w zależności od tego, która z tych dat przypada później. Wymóg ten dotyczy nie tylko formularzy W-4, ale wszystkich dokumentów podatkowych dotyczących zatrudnienia będących w posiadaniu pracodawcy. Cztery lata to minimalna wytyczna.

Format retencji

Pracodawca może przechowywać formularze W-4 w formie papierowej lub elektronicznej, w zależności od formatu preferowanego przez pracodawcę. Internal Revenue Service umożliwia pracodawcom przechowywanie ewidencji podatkowej drogą elektroniczną na dysku CD-ROM lub na dysku twardym komputera w celu zaoszczędzenia miejsca. Dokument elektroniczny musi identyfikować dokument źródłowy, a W-4 musi być możliwy do wydrukowania i czytelny.

Wytyczne dla państwa

Wytyczne stanowe są różne, ale wiele uzupełniających i lustrzanych wymogów federalnych. Pracodawcy muszą przestrzegać wytycznych stanowych dotyczących właściwego stanu działalności. Minimalne okresy przechowywania wahają się od zera dla stanów takich jak Nevada i Tennessee do sześciu lat dla Michigan i ośmiu lat dla Minnesota. Jeśli państwo pracodawcy ma dłuższe wymogi dotyczące przechowywania niż wymaganie federalne, pracodawca musi przestrzegać wymogu państwa.

Utylizacja W-4

Po zakończeniu okresu przechowywania, Ustawa o uczciwych i dokładnych transakcjach kredytowych wymaga od pracodawcy efektywnego dysponowania dokumentami podatkowymi. Federalna Komisja Handlu sugeruje, aby pracodawcy palili, rozdrabniali lub rozdrabniali dokumenty podatkowe w formie papierowej. Pracodawcy przechowujący dokumenty podatkowe na nośnikach elektronicznych muszą całkowicie zniszczyć lub usunąć informacje, aby nikt nie mógł ich odczytać ani zrekonstruować.