Zasady GAAP dla drobnych funduszy gotówkowych

Federalna Rada Standardów Rachunkowości opracowuje ogólnie przyjęte zasady rachunkowości lub GAAP, które są akceptowane i powszechnie stosowane przez certyfikowanych publicznych księgowych. Firmy stosują zasady GAAP w celu zapewnienia spójnych praktyk i standardów etycznych w rachunkowości finansowej. Firmy zakładają niewielkie fundusze pieniężne na pokrycie niewielkich, nieoczekiwanych wydatków biznesowych, które pojawiają się w normalnym trybie działalności. Zasady dotyczące drobnych pieniędzy GAAP obejmują procedury rejestrowania transakcji, śledzenia wypłat i zapobiegania niewłaściwemu wykorzystaniu funduszu.

Lokalizacja i wyznaczony personel

Zasady GAAP zalecają, aby niewielkie środki pieniężne znajdowały się w zablokowanym miejscu, na przykład w kasie lub szufladzie, z dokumentacją transakcji. Firmy powinny wyznaczyć opiekuna drobnego funduszu gotówkowego i wyznaczyć inną osobę w celu autoryzacji lub zatwierdzenia wypłaty środków. Przepisy zalecają osobie trzeciej wyznaczonej do pełnienia funkcji księgowych, takiej jak pogodzenie drobnej gotówki i innych rachunków na koniec miesiąca. Bardzo małe firmy mogą wykorzystywać inne wewnętrzne mechanizmy kontrolne do monitorowania drobnego wykorzystania gotówki, takie jak niespodziewane kontrole funduszy i konta.

Kwota Funduszu i dopuszczalne zastosowania

Zarząd ustala kwotę środków pieniężnych przechowywanych w funduszu pieniężnym w zależności od tego, ile firma potrzebuje w okresie jednego miesiąca. Kwota ta jest zawsze reprezentowana przez kwotę środków pieniężnych w funduszu lub przez połączenie gotówki i wpływów na wypłaty. Zarząd określa dopuszczalny zakres wykorzystania drobnych środków pieniężnych, takich jak niewielkie zakupy gotówkowe poniżej pewnej kwoty, zastępcze materiały biurowe, opłaty pocztowe, koszty dostawy i wysyłki oraz napiwki.

Rachunek i fundusze

Po utworzeniu konta księgi głównej dla drobnych pieniędzy, firma wypisuje czek do drobnego kasjera na kwotę drobnego funduszu gotówkowego. Utworzenie oddzielnego konta gotówkowego umożliwia przedsiębiorstwu pogodzenie drobnego konta gotówkowego z innymi kontami pieniężnymi. Kustosz kasuje czek i umieszcza gotówkę w zamkniętej lokalizacji dla drobnych środków pieniężnych. Opiekun funduszu składa wniosek o uzupełnienie środków pieniężnych. Formularz wniosku składa się z dowodem, że pozostała gotówka w funduszu, dokumentacja wypłat i żądana kwota uzupełnienia są równe całkowitej kwocie ustalonej dla drobnego funduszu gotówkowego.

Wypłaty

Depozytariusze zapewniają, że wpływy są uzyskiwane za wszystkie wypłaty. Korzystanie z dziennika pomaga śledzić wypłaty i zapewnia informacje dotyczące rejestrowania transakcji i uzgadniania kont. Numerowane vouchery zawierające imię i nazwisko pracownika, datę, cel wniosku i rodzaj wydatku zapewniają niezbędne informacje i mechanizm śledzenia. Pracownik zwraca kupon do depozytariusza za pomocą faktur, paragonów i innych dokumentów potwierdzających.

Rejestrowanie transakcji

Czek napisany do depozytu dla drobnych środków pieniężnych jest rejestrowany w dzienniku wypłat gotówki jako debet na drobną gotówkę i kredyt na gotówkę. Drobne wypłaty gotówki są rejestrowane na odpowiednich kontach wydatków w ciągu miesiąca. Uzupełnij niewielkie środki pieniężne przed wypełnieniem sprawozdania finansowego firmy za dany miesiąc, tak aby kwota pieniężna w funduszu pieniężnym odpowiadała saldowi zapisanemu na koncie pieniężnym. Rachunek drobnej księgi głównej jest rejestrowany jako składnik aktywów bieżących w bilansie firmy.