Przykład zakupu księgi głównej

Księga główna jest również znana jako główna lub nominalna księga rachunkowa, ponieważ zawiera obie strony transakcji podwójnego zapisu. Natomiast księgi zakupu i sprzedaży są nazywane księgami pomocniczymi, ponieważ nie są one częścią systemu podwójnego wjazdu. Podczas gdy księga główna posiada konta "ogólne", takie jak sprzedaż, zakupy, środki trwałe i rachunki bankowe, księgi pomocnicze rejestrują transakcje firmy z poszczególnymi dostawcami lub klientami. Posiadanie osobnych ksiąg rachunkowych ułatwia sprawdzenie, ile jest należna lub każda firma, z którą firma handluje.

Dzienniki

Możesz wprowadzać wpisy bezpośrednio do księgi głównej, ale dobra praktyka księgowa polega na ich pierwszym zapisaniu w dzienniku lub dzienniku, zwanym także książką oryginalnego wpisu. Celem księgi dziennej jest lista poszczególnych faktur, kredytów, płatności i pokwitowań według daty, nazwy klienta lub dostawcy, referencji, rodzaju sprzedaży lub dostawy oraz kwoty. W ręcznym systemie księgowym księgowy publikuje okresowe, zwykle miesięczne, podsumowujące sumy z książki dziennej do księgi głównej. W systemach skomputeryzowanych księgowanie księgi głównej następuje automatycznie po wprowadzeniu każdej transakcji.

Faktura zakupu

Gdy firma dokonuje zakupu na kredyt, dostawca dostarcza fakturę, która jest zapisywana w dzienniku zakupu lub dzienniku zakupu firmy. Całkowita kwota zafakturowana jest podawana na podstawie nazwy dostawcy wraz z analizą lub kodem rodzaju dostawy. Na przykład faktura w wysokości 500 USD za papier do drukarki zostanie przeanalizowana na koncie księgi głównej. Kiedy faktura zostanie zaksięgowana w księdze głównej, zapisz 500 USD jako kredyt na rachunku zobowiązań i jako obciążenie rachunku na papeterię, dokonując podwójnego wpisu. Dodatkowo, dodaj sumę 500 USD do konta dostawcy w księgach zaopatrzenia pomocniczego.

Zakup kredytu

Dostawca może przyznać kredyt za wadliwe lub uszkodzone towary lub za niepełne dostawy. Kredyty można podawać jako kwoty ujemne w księdze dnia zakupu lub w osobnym dzienniku kredytów zakupu. Na przykład dostawca papieru do drukarki wydaje kredyt w wysokości 50 USD za uszkodzony papier. Opublikuj 50 USD jako obciążenie rachunku zobowiązań i jako kredyt na konto papiernicze. Zapisz kredyt w księdze zakupów jako odliczenie z konta dostawcy.

Zakup płatności

Wpłaty i pokwitowania księgowane są najpierw w kasie, zanim zostaną przeniesione do księgi głównej. Kiedy firma płaci równowartość 450 USD ze względu na dostawcę, wprowadź ją po stronie płatności w książce kasowej. Opublikuj kwotę wpłaconą na konto bankowe i przelej ją na rachunek rozrachunkowy w księdze głównej. Zarejestruj także wypłatę 450 USD na koncie dostawcy w księdze zakupów. Efektem netto tych transakcji jest wydatek w wysokości 450 USD na koncie papierniczym i wypłata 450 USD z rachunku bankowego w księdze głównej i saldo zerowe na koncie dostawcy w księdze zakupów.