Wytyczne dla komunikacji biznesowej

Doskonałe umiejętności komunikacyjne umożliwiają właścicielowi firmy, a także pracownikom efektywne przekazywanie wiadomości. Niezależnie od tego, czy jest to notatka, spotkanie czy rozmowa telefoniczna, skuteczna komunikacja jest wymagana, aby firma działała sprawnie. Wytyczne dotyczące skutecznej komunikacji są proste: przedstawiają jasny komunikat i mówią tak szybko i zwięźle, jak to tylko możliwe. Odbiorca wiadomości nie powinien się zastanawiać, aby rozpoznać zamierzone znaczenie wiadomości.

Definicja

Komunikacja biznesowa polega na przekazywaniu informacji między dwiema lub więcej osobami lub grupami. Komunikacja może przybierać różne formy: werbalną, elektroniczną, pisemną i niewerbalną. Aby komunikacja była skuteczna, nadawca musi przekazać czytelny komunikat niezależnie od używanego pojazdu. Z drugiej strony odbiorca musi potwierdzić, że usłyszał i zrozumiał komunikat nadawcy.

Znaczenie

Bez komunikacji prowadzenie biznesu stałoby się wyzwaniem dla wszystkich zaangażowanych. Pracownicy nie mają pojęcia o tym, czego się od nich oczekuje, firmy nie mogą dotrzeć do klientów, a klienci nie wiedzą od kogo kupić. Pracodawcy nie mieliby możliwości przekazania praktyk, procedur i zasad swoim pracownikom. Biznes, jaki znamy, nie mógłby istnieć w takim środowisku.

Rodzaje

Istnieje kilka rodzajów komunikacji i wszystkie są niezbędne, aby firma działała prawidłowo. Komunikacja werbalna polega na przekazywaniu informacji poprzez rozmowę twarzą w twarz lub telefonicznie pomiędzy dwiema lub więcej osobami. Pisemna korespondencja zawiera listy, notatki, e-mail i podręczniki. Komunikacja elektroniczna obejmuje wiadomości e-mail, wiadomości błyskawiczne i inne rodzaje komunikacji online. Komunikacja niewerbalna jest przekazywaniem wiadomości bez mówienia i obejmuje gesty, takie jak kiwanie głową, potrząsanie głową i inne rodzaje języka ciała. Ważne jest, aby zapewnić, że niezależnie od rodzaju komunikacji, komunikat jest jasny, przekazuje właściwy poziom ważności i jest dostarczany z równym i pełnym szacunku tonem.

Wytyczne

Skuteczna komunikacja biznesowa dociera do celu, unika żargonu i jest prezentowana z myślą o odbiorcy. Na przykład nie używaj trzech zdań, aby powiedzieć, co można powiedzieć w jednym. Wiadomość, jeśli jest napisana, powinna brzmieć tak, jakby nadawca przemawiał bezpośrednio do czytelnika i nie powinien być używany jako pojazd do pokazania swojego słownictwa. Dla wszystkich metod komunikacji użycie przykładów jest skutecznym sposobem przekazania punktu.

Rozważania

Komunikacja niewerbalna powinna być zgodna z komunikatem dostarczonym z komunikacją ustną lub pisemną. Niewerbalny sygnał może spowodować, że komunikat będzie niejasny lub może nawet przeczyć wiadomości. Na przykład, jeśli menedżer mówi swoim pracownikom, ma politykę otwartych drzwi, ale robiąc to splatając ramiona i marszcząc brwi, to, co menedżer przekazuje, być może podświadomie, to to, że nie chce się kłopotać problemami swoich pracowników.