Jak przygotować protokół z posiedzenia na dwudniowe spotkanie

Protokoły z posiedzeń zarządu zapewniają rejestr prawny każdego posiedzenia. Identyfikują uczestników i ich wkład, a także wymieniają decyzje podjęte na każdym spotkaniu. Podczas pisania protokołów na dwudniowe spotkanie szczegóły każdego dnia mogą być ważne, więc uporządkuj je, aby zapewnić jasność, w którym dniu miało miejsce każde działanie.

Plan spotkania zarządu

Napisz swoją agendę, aby opisać główne punkty każdego dnia spotkania. Posiedzenia zarządu zaplanowane na więcej niż jeden dzień zazwyczaj obejmują różne tematy. Pierwszy dzień może przedstawiać wyniki audytu z drugiego dnia do dyskusji i decyzji. Zwykłe comiesięczne spotkanie zarządu może odbyć się następnego dnia poprzez przedstawienie i omówienie propozycji przejęcia lub planu reorganizacji. Twój plan spotkań jest ważnym dokumentem, który określa, co jest zaplanowane na każdy dzień i stanowi podstawę protokołu. Możesz wybrać jedną kompleksową agendę zawierającą dwudniowy harmonogram lub osobny program na każdy dzień.

Data, godzina, miejsce i uczestnicy

Protokoły formalnie dokumentują to, co dzieje się za każdym razem, gdy spotyka się zarząd, rejestrując datę spotkania, godzinę spotkania na polecenie, lokalizację, nazwiska uczestników oraz wszelkie kworum do głosowania nad decyzjami. Ponieważ protokoły są dokumentami prawnymi, czynności każdego dnia powinny być zgłaszane w oddzielnym dokumencie minutowym.

Raporty i stary biznes

Każdy dzień spotkania będzie miał różne raporty i starą firmę, a drugi dzień będzie odzwierciedlał działania z poprzedniego dnia. Protokoły z poprzedniego spotkania są zawsze przedstawiane do zatwierdzenia przed raportami i starszymi biznesami, dlatego protokoły z pierwszego dnia powinny być odnotowane w dziennych minutach drugiego dnia jako zatwierdzone, zmienione lub odrzucone. Wymieniaj raporty i starą firmę osobno dla każdego dnia, nawet jeśli kontynuują temat wprowadzony na pierwszym spotkaniu. Twój protokół musi być dokładnym odzwierciedleniem tego, co się wydarzyło i kiedy, nawet jeśli stara firma jest tylko zatwierdzeniem protokołów z poprzedniego dnia.

Nowy biznes, dyskusja i decyzje

Nowym biznesem może być ciągła dyskusja nad raportem z poprzedniego dnia lub zupełnie nowym tematem. Dokumentuj wszystkie tematy, punkty dyskusji, uczestników dyskusji, wnioski i głosy za każdy dzień w osobnych dokumentach minut. Załącz wszelkie dokumenty uzupełniające, takie jak raporty i propozycje, do protokołu z dnia, w którym zostały wprowadzone.

Następne spotkanie i odroczenie

Pod koniec pierwszego dnia spotkania powinien nastąpić wniosek o odroczenie i ponowne złożenie następnego dnia. Dokumentuj ten wniosek i głosuj na koniec minut pierwszego dnia. Rozpocznij nową minutę na drugi dzień, wskazując, że jest to spotkanie przeniesienia z poprzedniego dnia. Obsługuj wnioski końcowe i głosy w taki sam sposób jak zwykle.