Wytyczne w sprawie ustanowienia systemów zamówień i organizacji

Pozyskiwanie produktów lub usług o najlepszym koszcie jest istotą zamówień. Zamówienia mogą się odbywać na dowolną skalę, jednak procesy rządowe i korporacje często ustanawiają systemy zamówień. Kiedy działasz na większą skalę, system zamówień i organizacja pomaga utrzymać uczciwą konkurencję dla biznesu, zapewnia efektywność kosztową i pomaga ocenić ryzyko.

Oszacowanie

Przy ustanawianiu systemów zamówień i wytycznych organizacyjnych ważne jest, aby uwzględniać metody oceny za pomocą formatu strukturalnego. Oceny pomagają ocenić system zamówień, aby wymienić jego słabe i mocne strony według wskaźników wydajności. Ponadto omawiają ograniczenia systemu zamówień, aby pozostawał on konkurencyjny i przestrzegał prawidłowych procedur. Oceny mogą obejmować proces prognozowania, budżetowanie, identyfikację niezbędnych informacji do zebrania, identyfikację interesariuszy w celu ewentualnego przeprowadzenia wywiadu i badania polityk i przepisów.

Zasady

Ustanowienie zasad w systemie zamówień i organizacji pomaga zapobiegać oszustwom i konspiracjom. Dobre zasady, które należy stosować, obejmują odpowiedzialność, przejrzystość i uczciwą konkurencję. Odpowiedzialność pomaga zapewnić, że zawsze będzie brany pod uwagę najlepszy interes jednostki, jak również interesy jej partnerów biznesowych. Przejrzystość poprzez akt odpowiedniej dokumentacji pomaga wykazać, że metody zamówień były prawidłowe. Uczciwa konkurencja pomaga w stworzeniu wspólnej płaszczyzny dla wszystkich oferentów, dzięki czemu nie można wpływać na wynik zamówienia bez oferowania korzystnych warunków. Przedsiębiorstwa i organy publiczne mogą również chcieć uwzględnić wykorzystanie technologii w celu usprawnienia procesu udzielania zamówień, a także zapewnić społeczeństwu lub zainteresowanym stronom możliwość monitorowania procesu i realizacji zamówień.

Metody

Firma powinna zawsze określać akceptowalne metody zamówień w swoich wytycznych. Podczas gdy najczęstszą metodą zamówień jest licytacja konkurencyjna, może ona również obejmować bezpośrednie zawieranie umów, prowadzenie powtórnych transakcji z podmiotem, który wygrał wcześniejszą ofertę przetargową i dokonał zakupów po najlepszej dostępnej cenie.

Kroki zaopatrzenia

Po ustaleniu akceptowanych metod zamówień firma powinna podać odpowiednie kroki, które należy podjąć, aby zdobyć towary lub usługi. Kroki te mogą obejmować identyfikację dostawców, którzy mogą spełnić wymagania firmy, skontaktować się z dostawami w celu składania wniosków i dokonać przeglądu zasad i praktyk potencjalnych dostawców. Gdy firma otrzyma akceptowalną ofertę, może rozpocząć negocjowanie umowy w celu rozpoczęcia procesu realizacji zamówienia. System zamówień i wytyczne dotyczące organizacji powinny obejmować najważniejsze etapy zakupów, dokumentację, podstawy przedłużenia umowy i preferowane metody płatności.