Procedury rezerwacji Hotelu Front Office

Hotele często krwawią pieniądze, ponieważ ich proces rezerwacji nie jest dobrze zaplanowany, co może udaremnić gości i spowodować znalezienie innego miejsca do spania. Rezerwacje są najbardziej wiarygodnym źródłem przychodów dla wielu hoteli i mają wpływ na wszystko, od marży do zatrudnienia. Zapewnienie gościom zakwaterowania, gdy ich oczekują, jest najłatwiejszym sposobem na zmniejszenie reklamacji i zwiększenie zadowolenia gości.

Znalezienie pokoju

Gdy gość dzwoni, by poprosić o pokój w określonym miejscu i czasie, nazywa się to sprawdzeniem dostępności. Większość hoteli posiada system zarządzania, który informuje urzędników rezerwacyjnych o rodzajach i rodzajach pokoi dostępnych w danym okresie i podaje ceny tych pokoi. Urzędnicy ds. Rezerwacji, po znalezieniu pokoju dla gościa, powinni przedstawić krótki opis obiektów. W opisie należy podać wielkość łóżka i liczbę łóżek w pokoju wraz z ewentualnymi specjalnymi udogodnieniami, takimi jak lodówka lub balkon.

Wnioski i gwarancje

Krytycznym elementem każdej procedury rezerwacji hotelowej jest odnotowanie specjalnych życzeń, aby umożliwić im odpowiednie zakwaterowanie. Jeśli dany typ pokoju nie jest dostępny, na przykład goście dokonają rezerwacji dla innego typu pokoju i poprosić o zapamiętanie ich pierwotnych preferencji. Ewentualnie gość może potrzebować łóżeczka lub łóżka rozkładanego dla dziecka. Po ustaleniu zakwaterowania Goście są często proszeni o zagwarantowanie pokoju z kartą kredytową. Niektóre procedury hotelowe pozwalają na tymczasowe wstrzymanie bez karty kredytowej w oczekiwaniu na depozyt.

Warunki i procedury

Ponieważ rezerwacje mają na celu zapobieżenie wyprzedaniu hotelu, upewniając się, że potencjalny gość rozumie zasady anulowania rezerwacji, mogą one zapobiec niepotrzebnemu przechowywaniu pokoi. Podobnie, gość powinien wiedzieć, o której godzinie może sprawdzić w pokoju i o której godzinie musi się wymeldować. Procedury rezerwacyjne powinny kierować pracowników biura obsługi klienta, aby wyjaśnić je przed dokonaniem rezerwacji. Dobra procedura rezerwacji obejmuje instrukcje dotyczące parkowania i wszelkie związane z tym opłaty, a także dostępność transportu publicznego i naziemnego.

Silna procedura potwierdzająca

Przywrócenie rezerwacji jest prawdopodobnie najbardziej krytyczną częścią procesu. Pozwala ona urzędnikowi rezerwującemu dokładnie określić, co zaznaczyła dla gościa i dla gościa, aby usłyszeć warunki pokoju. Pracownik hotelu powinien powtórzyć rodzaj pokoju, z ewentualnymi specjalnymi życzeniami, dniem i datą przyjazdu i wyjazdu, kosztem pokoju oraz zasadami gwarancji i anulowania rezerwacji. Gdy wszystkie informacje zostaną powtórzone, a gość wyrazi na to zgodę, sekretarz rezerwacyjny podaje numer potwierdzenia rezerwacji, z którego gość może skorzystać podczas odprawy lub przy przyszłych rozmowach.