Jak dokumentować plan projektu

Plany projektu określają zasoby wymagane do projektu, koszty z nim związane i harmonogram. Podczas gdy kierownicy projektu uwzględniają wszystkie te informacje podczas procesu planowania, właściciele małych firm muszą opracować dobry system dokumentowania różnych aspektów planu. Małe firmy zazwyczaj mają spójne zespoły projektowe, które komunikują się łatwo bez szczegółowej dokumentacji, ale aby prawidłowo funkcjonować, kontrola projektu i ocena postępu projektu wymaga obiektywnych dokumentów. Takie kontrole są szczególnie ważne dla małych firm z powodu ograniczonych zasobów wewnętrznych. Skuteczne kontrole projektu oparte na dokładnej dokumentacji prowadzą do zmniejszenia ryzyka.

Koszty

1.

Zidentyfikuj kategorie kosztów dla projektu. Wymień koszty materiałów, wyposażenia, usług, zezwoleń, pracy i zarządzania projektem, w stosownych przypadkach. Dodaj wszelkie inne kategorie kosztów, które mają zastosowanie do danego projektu.

2.

Utwórz system archiwizacji z kategoriami kosztów odpowiadającymi projektowi. Wskaż główne pozycje kosztów należące do kategorii. Znajdź koszty każdej pozycji w planach projektu i udokumentuj je, wprowadzając szczegółowe kalkulacje kosztów w systemie archiwizacji.

3.

Wprowadź zaktualizowane i rzeczywiste koszty w systemie, gdy będą dostępne dla każdej pozycji. Wprowadź ceny ofertowe, koszty zamówienia, faktury i koszty końcowe w miarę postępu projektu.

Zasoby

1.

Określ zasoby wymagane do projektu z planów projektu. Sprawdź zestawienie kosztów, aby upewnić się, że pokrywasz koszty zasobów. Wymień rodzaj zasobu, potrzebną ilość i kiedy go potrzebujesz.

2.

Dopasuj wymagane zasoby do zasobów dostępnych w Twojej małej firmie lub dostawcach. Na liście zasobów dodaj, skąd zamierzasz dostarczać zasoby.

3.

Przydziel pracowników, aby w miarę możliwości pokrywał wymagania dotyczące zasobów. W razie potrzeby dodaj pracowników kontraktowych. Przydziel zewnętrznych dostawców do pracy, której nie możesz wykonać wewnętrznie. Przydziel dostawców materiałów i sprzętu.

4.

Z listy zasobów należy utworzyć plan zatrudnienia, plan zaopatrzenia materiałowego i plan wyposażenia z wyszczególnieniem poszczególnych dostaw. Zaktualizuj te kategorie, gdy dostawcy otrzymują umowy, a szczegóły projektu zmieniają się. Śledź zmiany, aby zachować pełną dokumentację projektu.

Harmonogram

1.

Użyj programu do planowania oprogramowania, aby udokumentować harmonogram. Skorzystaj z oprogramowania, aby przygotować tabelę oceny programów i technik oceny. Wprowadź dane planowania i harmonogramowania projektu z planu projektu do programu wykresu PERT zgodnie z instrukcjami użytkownika.

2.

Zoptymalizuj wykres PERT, zmieniając harmonogram, aby wyeliminować czas luzu, czas, w którym harmonogram nie wykazuje aktywności. Użyj oprogramowania PERT, aby zidentyfikować ścieżkę krytyczną.

3.

Wydrukuj pierwszą wersję wykresu PERT, aby wyświetlić oryginalny harmonogram. Wymień działania na ścieżce krytycznej jako wymagające specjalnej uwagi, upewniając się, że są na dobrej drodze. Po wprowadzeniu poprawek wydrukuj dodatkowe kopie wykresu PERT, aby odzwierciedlić zmiany projektu.

Postęp

1.

Wprowadź zasoby do programu PERT. Niech program ponownie obliczy wykres PERT, aby upewnić się, że zawiera wystarczającą ilość zasobów do ukończenia projektu zgodnie z pierwotnym harmonogramem.

2.

Użyj wykresu PERT, aby śledzić postępy. Po rozpoczęciu każdego zadania wpisz początek, a następnie procent ukończenia w programie. Regularnie drukuj wyniki, aby udokumentować postęp.

3.

Sprawdź postęp w stosunku do pierwotnego harmonogramu i kumulując koszty, aby upewnić się, że nie ma większych odchyleń. Śledź postępy i koszty oraz procentowy udział procentowy całkowitego wydatkowanego budżetu.