W jaki sposób pracownicy mogą zmniejszyć liczbę skarg klientów

Niezadowolenie klientów może mieć miejsce z różnych powodów, z których część jest poza kontrolą. Chociaż skargi klientów mogą wystąpić w każdym małym biznesie, można podjąć kroki w celu ich zmniejszenia. Pracownicy w dowolnej branży mogą aktywnie redukować skargi, co zwiększa zadowolenie klienta.

Przetestuj usługę

Aby zapobiegać skargom klientów i je ograniczać, pomaga dowiedzieć się, jakie potencjalne problemy może mieć klient. Jeśli znasz podstawową przyczynę problemu, możesz podjąć kroki, aby go naprawić, zanim klient złoży skargę. Pracownicy powinni odgrywać rolę klienta, aby przetestować usługę organizacji. Dzięki temu pracownicy mogą zobaczyć, jak klienci postrzegają organizację. Umożliwia to również identyfikację potencjalnych problemów, które mogą prowadzić do reklamacji.

Ustawianie oczekiwań

Niektóre skargi klientów mogą wynikać z wysokich oczekiwań lub oczekiwać więcej niż Twoja organizacja może zaoferować. Dzięki informowaniu klientów, czego mogą się spodziewać, pracownicy mogą zmniejszyć liczbę skarg. Aby to zrobić skutecznie, pracownicy muszą być w stanie sprostać oczekiwanym oczekiwaniom. Można to osiągnąć przez niedopuszczanie i nadmiarowość, co oznacza ustawienie nieco niższych oczekiwań, aby można je było łatwo przekroczyć.

Pozwól na opinie

Udowodnienie klientom sposobu na przedstawienie opinii na temat organizacji jest skutecznym sposobem na zmniejszenie liczby skarg. Można to zrobić na różne sposoby, w zależności od organizacji. Pracownicy mogą bezpośrednio zapytać klienta, czy wszystkie potrzeby zostały spełnione, czy też w jakikolwiek sposób byli niezadowoleni. Formularz zwrotny może zostać przekazany klientom lub umieszczony w strefie o dużym natężeniu ruchu. Potwierdzenia mogą również zawierać adres URL lub numer telefonu, na który klienci mogą wyrazić opinię. Gdy pracownicy otrzymują informacje zwrotne od klientów, działanie w oparciu o te opinie może zmniejszyć liczbę skarg lub im zapobiec.

Kiedy otrzymasz skargę

Skargi klientów są nieodłączną częścią biznesu, niezależnie od kroków, jakie podejmujesz, aby je zmniejszyć. Gdy otrzymasz skargę, ważne jest, aby właściwie nią sobie poradzić, aby zatrzymać klienta. Wysłuchaj uważnie skargi i powtórz ją z powrotem do klienta, aby upewnić się, że rozumiesz problem prawidłowo. Przepraszam za problem, nie usprawiedliwiając go i nie oferuję rozwiązania. Powinieneś również podziękować klientowi za zwrócenie uwagi na problem.