Jak zachęcić pracowników do pisania szczegółowych procedur ich pracy

Często ludzie najbliżsi prowadzenia firmy to Twoi pracownicy. Ponieważ Twoi pracownicy mogą regularnie wykonywać zadania i procedury, mogą nawet wiedzieć więcej o tych procesach niż Ty. Podręcznik zawierający instrukcje proceduralne może być cennym nabytkiem dla Twojej firmy. Najbardziej skuteczna instrukcja może być wynikiem bezpośredniego wkładu ze strony pracowników. Poproś pracowników, aby napisali szczegółowe procedury swojej pracy, aby przygotować podręcznik proceduralny.

1.

Wybierz pracę, która wymaga pisemnych procedur. Działania, które ludzie mogą znaleźć skomplikowane lub skomplikowane zadania w wielu krokach, mogą korzystać z procedur. Ważne zadania, które pracownicy muszą wypełniać bez popełniania błędów, mogą również korzystać z pisemnych procedur.

2.

Zachęć pracowników, aby zastanowili się, w jaki sposób wykonują zadania, aby rozpocząć świadomość tego procesu. Pracownicy mogą chcieć robić notatki o punktach, które chcą zapamiętać o tym, jak wykonują zadanie. Jeśli pracownicy mają jakieś instrukcje lub podręczniki, które pomagają im w wykonaniu zadania, powinni zebrać te materiały.

3.

Zbierz wszystkich pracowników, którzy wspólnie pracują nad zadaniem (jeśli dotyczy) i napiszcie wspólny projekt tego procesu. Używaj tablicy szkolnej lub tablicy, aby wszyscy mogli zobaczyć kroki podczas ich tworzenia, zaczynając od pierwszego kroku i kontynuując cały proces. Rozpocznij każdy krok od czasownika, aby procedura była zorientowana na działanie i zwięzła.

4.

Omów projekt procedury, aby upewnić się, że proces ten jest właściwie i precyzyjnie zamknięty. Dąż do zwięzłych i bezpośrednich instrukcji. Jeśli możesz dodać do kroków, podając krótkie informacje o tym, dlaczego są one ważne, dodaj te dodatkowe informacje. Dokonaj wszelkich niezbędnych korekt lub dostosowań.

5.

Dodaj schematy lub obrazy do procedur, jeśli pomogą one użytkownikowi wyobrazić sobie proces.

6.

Utwórz ostateczny projekt procedur. Zatwierdź procedury i wydrukuj je na standardowym papierze. Umieść procedury w segregatorach, oznaczając je wyraźnie tytułem wzdłuż grzbietu segregatora. Umieść segregatory proceduralne w pobliżu obszaru, w którym pracownicy będą wykonywać zadania.

Rzeczy potrzebne

• Spoiwo