Jak skutecznie przeprowadzić odprawę

Kluczem do udanej odprawy jest jej dokładne, zwięzłe i jasne. Chociaż cel może być podobny do prezentacji lub mowy, sam format jest inny. Podobnie jak w innych rodzajach komunikacji ustnej, skuteczna odprawa skupia się na widzach. Chociaż informacje dostarczone podczas odprawy są ważne, ważniejsze jest to, że informacje wywołują pożądaną reakcję.

Ogólne najlepsze praktyki

Poznaj swój temat i w pełni zrozumiej cele dotyczące odprawy. W przeciwieństwie do mowy, która jest najczęściej planowana do ostatniego słowa, skuteczna odprawa jest najczęściej dostarczana na poczekaniu. Dobrze zorganizowany zarys lub kilka strategicznych uwag i informacji pomocniczych, takich jak kilka prostych, ale bardzo istotnych slajdów lub materiałów informacyjnych, to wszystko, co należy zabrać ze sobą na pulpit lub podium.

Wydaj zorganizowany briefing

Pomyślna odprawa ma wyraźny początek, ciało i koniec. Rozpocznij briefing przedstawiając ogólny zarys informacji, które zamierzasz zaprezentować. Dobrym pomysłem jest po prostu odwołanie się do głównych punktów w twoim opisie odprawy. Treść briefu powinna odnosić się do celów w kolejności przedstawionej w tym szkicu. Zorganizuj główne punkty każdego celu w określonym formacie i porządku logicznym, na przykład chronologicznie, używając formatu przyczynowo-skutkowego lub organizacji tematycznej. Zakończenie powinno składać się z krótkiego podsumowania właśnie przedłożonych informacji. Pamiętaj, aby podziękować publiczności za wysłuchanie przed zakończeniem briefingu.

Ustanów Dowodzącą Obecność

Kontakt wzrokowy, ruchy ciała i głos są kluczowymi elementami udanego briefingu. Nie patrz ponad głowami publiczności ani pomiędzy publicznością, ale zamiast tego utrzymuj bezpośredni kontakt wzrokowy, tak jak podczas normalnej rozmowy. Szukaj i poświęć jak najwięcej uwagi czołowym członkom widowni, ale jeśli to możliwe, staraj się zwrócić choć trochę uwagi na każdego z widzów. Ważna postawa i naturalne gesty są ważne, ponieważ większość odpraw dostarczanych jest zza mównicy lub podium. Mów wyraźnie i wyraźnie, aby Twoje słowa były łatwe do zrozumienia. Ponadto zmieniaj szybkość, głośność, siłę i wysokość głosu i dostawę.

Odpowiedz na pytania odbiorców

Ostateczna sesja pytań i odpowiedzi jest cechą wyróżniającą udaną odprawę. Poproś o opinie i bądź gotów odpowiedzieć na wiele pytań. Choć najprawdopodobniej będziesz w stanie przewidzieć niektóre z częściej zadawanych pytań, inne mogą wydawać się znikąd. Jeśli nie możesz od razu odpowiedzieć na pytanie, powiedz to i podaj ramy czasowe na udzielenie odpowiedzi. Porozmawiaj z pewnością, utrzymuj odpowiedzi krótkie i nie unikaj odpowiedzi nawet w obliczu trudnego lub negatywnego pytania.