Jak napisać e-mail do swoich pracowników

Postęp technologiczny wywarł głęboki wpływ na sposób, w jaki małe firmy prowadzą działalność i komunikują się z pracownikami. Jeden taki postęp, e-mail, zapewnia szybki i niedrogi sposób komunikacji dla firm każdej wielkości. E-mail umożliwia masową komunikację między wszystkimi pracownikami i ukierunkowaną komunikację skierowaną do konkretnych pracowników. Podczas korzystania z poczty elektronicznej do komunikacji z pracownikami, menedżerowie i przełożeni powinni wziąć pod uwagę kilka czynników.

1.

Napisz przyciągający uwagę temat, który określa dokładny powód e-maila. Na przykład, wysyłając wiadomość e-mail o zbliżającym się spotkaniu, umieść konkretny typ spotkania w temacie, na przykład spotkanie zespołu lub spotkanie marketingowe. Może to pomóc odbiorcy w priorytetyzacji komunikacji e-mail. Wybór dokładnej i szczegółowej wiadomości na temat tematu ułatwi również odbiorcy znalezienie wiadomości podczas przeglądania wiadomości e-mail w późniejszym terminie.

2.

Wyślij oddzielny e-mail dla każdego tematu, który chcesz adresować. Pozwoli to zachować każdy e-mail bezpośrednio i na temat. Ograniczenie każdej wiadomości e-mail do jednego tematu pozwoli także odbiorcy skoncentrować się na wiadomości i umożliwić im przesłanie wiadomości e-mail w wyznaczonym folderze elektronicznym dla każdego przedmiotu, takiego jak spotkania, wnioski i aktualizacje zasad.

3.

Unikaj wymyślnych słów i terminów technicznych, aby ułatwić komunikację prostą i zwięzłą. Powstrzymaj się od stosowania złożonego pojęcia lub opisu, gdy proste podejście będzie służyć temu samemu celowi.

4.

Postępuj zgodnie z podstawowymi zasadami profesjonalnej uprzejmości, wysyłając pracownikom e-mail. Zwróć się do odbiorcy w sposób profesjonalny i zamknij każdy e-mail z podziękowaniem lub innym odpowiednim zamknięciem. Użyj sprawdzania pisowni i sprawdź poprawność e-maila przed wysłaniem.

5.

Poproś o odpowiedź od odbiorcy, jeśli to konieczne. Podaj szczegóły dotyczące rodzaju potrzebnych działań, sposobu ich otrzymania i odpowiedzi.