Jak napisać list odrzucenia oferty

Chociaż nigdy nie jest łatwo zmienić wykonawcę lub firmę na pracę, uprzejmie powiadamia się o sytuacji. Pisanie listu jest profesjonalnym, ale niekonfrontacyjnym sposobem komunikowania się z firmą. Ton listu powinien być uprzejmy i wyjaśnić, dlaczego oferta została odrzucona. Utrzymuj związek polubowny, wskazując nadzieję na przyszłą współpracę, mimo że ta konkretna sytuacja nie działa.

1.

Sformatuj literę profesjonalnym tonem i strukturą. Użyj firmowego papieru firmowego, umieść datę na górze i podaj nazwę firmy i adres firmy licytującej. Napisz odpowiednie powitanie, takie jak "Drogi panie Jones."

2.

Podziękuj firmie za ich ofertę. Wskaż projekt i datę konkretnej oferty. Jeśli masz kilka projektów naraz, niektóre firmy mogą składać liczne oferty. Upewnij się, że rozumieją konkretną odrzuconą ofertę.

3.

Uzupełnienie wykonawcy o ich propozycję, przeszłość pracy lub reputację. Znajdź coś miłego do powiedzenia na temat firmy, aby list był uprzejmy i pozytywny.

4.

Odrzuć ofertę. Wyjaśnij przyczynę odrzucenia, na przykład szacunkowy koszt był zbyt wysoki lub inna firma miała więcej doświadczenia z danymi szczegółowymi dotyczącymi projektu. Możesz również powiedzieć, czy coś było nie tak z ofertą, co może pomóc wykonawcy uniknąć popełnienia tego samego błędu w przyszłości. Na przykład, firma licytująca może korzystać z kilku warstw podwykonawców, co nie było korzystne dla ciebie.

5.

Zamknij list, mówiąc, że nie możesz się doczekać współpracy w przyszłości. Dobrą praktyką biznesową jest zawsze utrzymywać drzwi otwarte na przyszłe możliwości; nigdy nie wiadomo, kiedy ten konkretny wykonawca będzie idealny do zadania w drodze.

6.

Zakończ literę z prawidłowym zamknięciem, na przykład "Z poważaniem". Podpisz list, aby stał się oficjalny, a także o osobistym charakterze.

Ostrzeżenie

• Zawsze wysyłaj oficjalny list odrzucenia oferty zamiast po prostu dzwonić do kontrahenta lub firmy. Odrzucenie na piśmie pozwala uniknąć nieporozumień, jeśli strona odrzucona podejmie próbę działania przeciwko twojej firmie, twierdząc, że była umowa lub obietnica pracy.