Jak napisać e-mail z następną wizytą na wspaniałe spotkanie biznesowe

Spotkania są ważnym narzędziem biznesowym w arsenale każdego przedsiębiorcy. Na spotkaniach odbywają się szkolenia pracowników, potencjalni klienci stają się lojalnymi klientami, a inwestorzy są wprowadzani na pokład. Świetne spotkania biznesowe zasługują na świetne e-maile. Te e-maile mogą być wykorzystane do wzmocnienia punktów zebranych podczas spotkania, dostarczenia informacji, które mogły zostać przeoczone i uruchomienia działań następczych.

1.

Adres e-mail do właściwej osoby. Dokładnie sprawdź adres e-mail i pisownię nazwy kontaktu. Jeśli e-mail musi być formalny, należy podać preferowany tytuł odbiorcy. Poświęcenie czasu na osobiste zwracanie się do każdej osoby, z którą wysyłasz e-mail, daje dobre wrażenie, zwłaszcza jeśli próbujesz wprowadzić nowe firmy lub inwestorów.

2.

Napisz łatwo rozpoznawalną tematykę, która bezpośrednio odnosi się do spotkania. Ogólne linie tematyczne, takie jak "spotkanie" lub "nasza rozmowa wczoraj", mogą zostać usunięte lub zagubione w zagraconej ruchliwej skrzynce odbiorczej.

3.

Napisz krótkie wprowadzenie, które przypomina odbiorcom o przyczynach spotkania i dziękuje im za poświęcony czas.

4.

Określ cel kolejnej wiadomości e-mail. Treść wiadomości e-mail z dalszymi treściami będzie różnić się w zależności od powodu spotkania. Wyślij podsumowanie swoich najbardziej atrakcyjnych punktów sprzedaży potencjalnemu klientowi. Dodaj listę punktów szkoleniowych lub konkretnych celów sprzedażowych lub usługowych dla pracowników. Dołącz do inwestorów arkusze danych, kopię planu biznesowego lub wykresy potencjału sprzedaży.

5.

Uwzględnij wszelkie konkretne działania, które należy podjąć. Wymień daty i godziny przyszłych spotkań. Podaj zarys konkretnych kroków, które zostaną podjęte w następnej kolejności, jeśli jesteś w trakcie procesu sprzedaży lub szkolenia.

6.

Sprawdź pisownię i gramatykę. Użyj funkcji sprawdzania pisowni programu e-mail, aby wykryć oczywiste błędy. Czytaj powoli i szukaj czegokolwiek, co wymknie się spod kontroli pisowni. W razie potrzeby wprowadź poprawki.

7.

Dołącz swoje dane kontaktowe i dołącz wszelkie dokumenty uzupełniające, które zostały wymienione podczas spotkania.

8.

Wyślij wiadomość e-mail w rozsądnym czasie po spotkaniu. Jeśli obiecałeś wysłać ważne dokumenty bezpośrednio po spotkaniu, wykonaj to przed końcem dnia. Spróbuj wysłać e-maile uzupełniające w ciągu 24 godzin po spotkaniu.

Wskazówki

• Zachowaj zwięzłe e-maile w sposób zwięzły i trafny. Nie musisz pisać powieści jako kontynuacji.
• Śledź kolejne kroki. Niezwłocznie odpowiedz, jeśli uczestnik spotkania poprosi o więcej informacji lub wyjaśnień.