Jak napisać nową notatkę dotyczącą zasad firmy

Właściciele firm mają wiele powodów do tworzenia nowych zasad i procedur. Firma powinna mieć zarówno podręcznik pracownika, jak i podręcznik operacyjny napisany i potwierdzony przez wszystkich pracowników. Te książki prowadzą zapis polityki firmy. W przypadku zmiany polityki lub wprowadzenia nowej, pracodawcy muszą powiadomić pracowników o zmianie. Napisanie notatki o nowej lub zaktualizowanej polityce firmy jest pierwszym krokiem.

Format notatki

Większość programów do edycji tekstu biznesowego, takich jak Microsoft Word, ma szablony notatek biznesowych. Szablony ułatwiają proces formatowania notatki. Wystarczy dodać komponenty do szablonu, aby sformatować notatkę. Większość szablonów umieszcza słowo " Memo" lub " Memorandum" u góry w dużej czcionce. Mogą one również zawierać mniejszą czcionkę, klarownik taki jak Poufny lub Tylko do użytku wewnętrznego . To wszystko może znajdować się w nagłówku strony.

Treść notatki powinna korzystać z formatowania biznesowego, zwanego formatowaniem blokowym. Wyrównaj każdą sekcję lewym marginesem i oddzielić każdy blok spacją linii. Wybór czcionki biznesowej to Courier, Arial lub coś podobnego. Chodzi o to, aby być czytelnym. Biznesowy rozmiar czcionki wynosi zwykle 12 punktów.

Pierwszy blok to sekcja dotycząca dystrybucji, daty i tematu. Na przykład:

• Do: Wszyscy pracownicy

• Od: Dyrektor Operacyjny

• Data: 1 marca 2017 r

• Temat: Nieprzypisane miejsca parkingowe.

Odbiorcy powinni mieć jasny obraz tego, kto wysłał notatkę, kto otrzymuje kopię, datę i cel notatki.

Prezentowanie informacji w notatce

Szanse są dobre, że notatka jest generowana, ponieważ prawo się zmieniło lub coś się wydarzyło podczas pracy, która spowodowała problem. Aby zapobiec przyszłym problemom, firma wdraża nową politykę. O ile dobrze jest odnosić się do nowych przepisów, nigdy nie cytuj pojedynczych zdarzeń, które doprowadziły do ​​utworzenia nowej polityki. Należy unikać odwoływania się do pracowników i unikać zapalnych lub obraźliwych sformułowań w notatce. Zachowaj profesjonalny ton i trzymaj się wyłącznie faktów. Na przykład, jeśli wdrażana jest nowa polityka szafki, język nie powinien być oskarżycielski ani odwoływać się w żaden sposób do poprzednich kradzieży pracownika.

Ciało Memo

Treść notatki może zawierać jeden lub więcej akapitów, które wykorzystują styl formatu blokowego dla biznesu. W notatce należy podać każdą istniejącą politykę i nową politykę wraz z datą wejścia w życie nowej polityki.

Może być konieczne podanie dodatkowych informacji związanych z nową polisą. Na przykład firma może zmienić protokoły bezpieczeństwa na miejscu z powodu nowych przepisów federalnych. Zaznacz wszelkie zmiany w istniejących zasadach, jasno określając, w jaki sposób stary różni się od nowego. Odnoś się do istniejących odpowiednich polityk, określając nazwę, sekcję lub numer strony polityki, jeżeli znajdują się w istniejącym podręczniku zasad.

Każdy podręcznik polityki powinien być opatrzony datą, aby pracownicy wiedzieli, że patrzą na właściwą wersję. Podczas odwoływania się do zmian w nowej notatce zasad należy podać datę przywoływanej instrukcji.

Lista dystrybucyjna

Pracodawcy muszą znaleźć sposób, aby upewnić się, że każdy pracownik, który potrzebuje otrzymać notatkę, otrzymuje kopię. Nie każda firma ma każdego pracownika na liście dystrybucyjnej poczty e-mail. Aby upewnić się, że notatka jest odbierana przez wszystkich, należy ją umieścić w miejscu, gdzie przechowywane są plakaty Ministerstwa Pracy i OSHA, aby wszyscy pracownicy mogli je przejrzeć. Wyślij e-mailem listę dystrybucyjną pracowników, którzy mają e-maile. Dołącz notatkę z odcinkami wypłat lub poproś menedżerów o przekazanie kopii każdemu pracownikowi i przeprowadź spotkanie na temat zmiany.

Dodatek do podręczników

Dodaj nową notatkę jako dodatek do istniejącej instrukcji pracownika. Jeśli przez pewien czas nie aktualizowałeś instrukcji obsługi lub nastąpiło wiele zmian, dobrze byłoby zaktualizować całą instrukcję z nową datą publikacji. W ten sposób pracownicy nie będą przypadkowo odwoływać się do przestarzałych zasad.