Jak napisać potwierdzenie zapłaty

Potwierdzenie płatności może być tak proste lub tak skomplikowane, jak tylko chcesz, o ile spełnia ono Twoje potrzeby, a także potrzeby Twoich klientów. Wpłaty mogą być tak proste, jak kupon kasa fiskalna lub tak swobodnie jak nabazgrane notatki na kartce papieru. Ewentualnie mogą być złożone, np. Cyfrowy arkusz kalkulacyjny z numerami zamówień, zaprogramowanymi kalkulacjami rozszerzeń i historiami płatności.

Co uwzględnić przy otrzymaniu płatności

Każdy odbiór płatności powinien zawierać nazwę firmy, która go wystawiła, datę transakcji, zakupione przedmioty i kwotę, która została naliczona. Wiele paragonów zawiera również nazwę klienta, zwłaszcza jeśli pokwitowanie stanowi wypełnione zamówienie lub jeśli kupujący i sprzedawca są zaangażowani w bieżące transakcje handlowe między sobą. Jeśli klient złożył zamówienie, numer zamówienia powinien również pojawić się na paragonie, aby kupujący mógł się do niego odnieść. Jeśli zamówienie zostanie dostarczone, zamówienie powinno zawierać adres kupującego i dane kontaktowe do użycia w sterowniku dostawczym.

Inne informacje do uwzględnienia

Przyda się kupującemu, który zapłacił za produkt lub usługę, również dokumentację dotyczącą sposobu dokonania tej płatności. Potwierdzenie płatności może również zawierać informacje o samej płatności - np. Czy została ona dokonana przy użyciu gotówki - czy czekiem lub kartą kredytową. Szczególnie ważne jest odnotowywanie płatności gotówkowych, ponieważ w przeciwieństwie do czeków i płatności kartą kredytową, płatności gotówkowe nie mogą zostać zweryfikowane po fakcie. Oprócz odnotowania formy płatności przydatne jest również odniesienie do klienta, aby podać numer czeku lub cztery ostatnie cyfry użytej karty kredytowej. Potwierdzenie płatności może również obejmować warunki sprzedaży, takie jak to, czy cała sprzedaż jest ostateczna, czy też przedmioty mogą zostać wymienione w ciągu 30 dni, jeśli klient przedstawi pokwitowanie.

Wykorzystanie paragonów płatności

Dowody zapłaty są ważnymi dokumentami podatkowymi, które stanowią dowód na wydatki biznesowe, które spisujesz na swoich formularzach podatkowych. Przydają się również w rachunkowości zarządczej, dostarczając informacji, które Twoja księgowa potrzebuje, aby śledzić zakupy według kategorii, dzięki czemu możesz ocenić, czy Twoje wydatki w określonym obszarze są stabilne finansowo lub spójne z roku na rok. Dowód zapłaty jest również niezbędny - jeśli masz problem z zakupionym przedmiotem. Dowód zakupu służy jako dowód zakupu, aby można było wymienić lub zwrócić towar.