Rodzaje systemów plików weryfikacji zatrudnienia

W Stanach Zjednoczonych obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie, że wszyscy pracownicy firmy są prawnie upoważnieni do pracy. Chociaż założenie tego może wydawać się proste, jeśli jesteś właścicielem małej firmy bez dużego działu kadr lub specjalnej osoby z działu HR, zrozumienie prawnych zawiłości może być trudne. Na szczęście nie musisz mieć doświadczenia w zakresie prawa pracy, aby tworzyć systemy archiwizacji, które pomogą Ci uporządkować informacje o kwalifikacjach Twoich pracowników.

Formularze I-9

Zgodnie z US Citizenship and Immigration Services, wszyscy pracodawcy w USA muszą wypełnić i zachować formularze I-9 dla każdej wynajętej osoby. Obejmuje to zarówno obywateli amerykańskich, jak i obcokrajowców, którzy mają zezwolenie na pracę w USA. Sekcja 1 formularza jest zazwyczaj wypełniana przez pracownika i składa się z obszaru dla informacji pracownika, w tym imię i nazwisko, data urodzenia, adres i numer ubezpieczenia społecznego. . Sekcja 2 jest wypełniana przez pracodawcę i jest tam, gdzie pracodawca wypełnia informacje z dokumentów upoważnienia pracownika. Niektóre zatwierdzone dokumenty upoważnienia do pracy zawierają ważne prawo jazdy i numer ubezpieczenia społecznego, paszport amerykański i kartę stałego pobytu.

Złożenie wypełnionego formularza I-9

Wielu pracodawców sporządza kopie dokumentów tożsamości pracowników, takich jak prawo jazdy lub paszport. Następnie wypełniają wypełniony i podpisany formularz I-9 oddzielnie od dokumentów identyfikacyjnych. Pliki I-9 i dokumenty identyfikacyjne są zwykle bezpiecznymi plikami, które są oznaczone jako prywatne, a nawet zamknięte. Pracodawcy robią to, aby zapobiec kradzieży tożsamości, a także zapewnić, że dane osobowe pracowników pozostają prywatne.

Pliki aplikacji

Większość pracodawców również prowadzi zgłoszenia pracownicze do pliku. Chociaż prawo nie nakłada obowiązku składania wniosków o pracownika i formularzy I-9 osobno, większość działów HR tak czyni. Ta praktyka jest wykonywana, ponieważ jeśli kiedykolwiek będziesz mieć do czynienia z audytem weryfikacji zatrudnienia przeprowadzonym przez USCIS lub US Department of Labour, znacznie łatwiej będzie znaleźć informacje, niż przekopać setki plików wypełnionych papierowymi aplikacjami, umowami o poufności i innymi formy pracownicze, takie jak wyniki badań przesiewowych leków. Innym argumentem za złożeniem I-9 osobno jest to, że I-9 zwykle zawiera informacje dotyczące narodowości pracownika. Jeśli informacje te zostaną bezpiecznie usunięte, pracodawca może zapobiec dyskryminowaniu pracownika przez innych pracowników ze względu na przynależność etniczną.

Przechowywanie plików

I-9 nie jest wysyłany do USCIS - jest przechowywany u pracodawcy. Zgodnie z USCIS, ten formularz musi być przechowywany przez co najmniej trzy lata po dacie dzierżawy lub przez co najmniej rok po rozwiązaniu pracownika. Niektóre firmy przechowują pliki dłużej niż minimalne wymagania i tworzą dodatkowe systemy archiwizacji dla starszych I-9.