Rodzaje dowodów Kiedy IRS audytuje wydatki biznesowe pracowników

Internal Revenue Service bada deklaracje podatkowe dotyczące nieprawidłowości i jest uprawniona do kontroli wszelkich dokumentów zwrotnych lub potwierdzających. Jednym z wniosków, na które IRS zwraca szczególną uwagę, są wydatki służbowe pracowników. Urząd skarbowy nakłada ciężar udowodnienia, że ​​koszty działalności pracownika są uzasadnione w filtrze podatkowym, więc powinieneś utrzymywać dobre rejestry swoich wydatków, aby uniknąć kar IRS. Rodzaj rekordów akceptowanych przez IRS obejmuje rachunki, dzienniki przebiegu i anulowane czeki.

Dowód zakupu

IRS zaleca prowadzenie ewidencji wszystkich zakupów związanych z biznesem, takich jak materiały biurowe i sprzęt. Potwierdzenia te mogą mieć postać odcinków opłat za karty kredytowe, anulowanych czeków i pokwitowań zapłaty. Dokumenty te muszą zawierać datę zakupu, kwotę zakupu i opis zakupionego przedmiotu.

Dowód wydatków

Inne rodzaje wydatków związanych z biznesem, które można odliczyć, mogą obejmować opłaty za połączenia międzystrefowe, opłaty za przejazd i opłaty parkingowe, rachunki za media, rozrywkę związaną z biznesem i posiłki, Internet i usługi telefonii komórkowej. Publikacja IRS 503 stwierdza, że ​​dokument będzie uznany za wystarczający dowód "jeśli pokaże kwotę, datę, miejsce i zasadniczy charakter wydatku". Drobne wypłaty gotówki, anulowane czeki - wraz z towarzyszącą dokumentacją, rachunki telefoniczne z wykazem połączeń, anulowane opłaty drogowe i karty parkingowe z datą i opłatą - są dopuszczalnymi zapisami.

Transport

Koszty transportu można odjąć na dwa sposoby: rzeczywiste wydatki lub według standardowego przebiegu. Jeśli zastosowałeś metodę faktycznego wydatku, musisz zachować całą dokumentację wydatków taką samą jak sekcja 1 i 2. Jeśli jesteś auditowany i wziąłeś standardowy przebieg, musisz dostarczyć dziennik przebiegu. Jeśli prowadzisz dziennik, powinien on zawierać datę podróży, początek i koniec odczytów drogomierza, nazwę klienta i cel podróży.