Co się dzieje, jeśli pracownik zapomni o konieczności wycofania się z pracy?

Kiedy Twoi pracownicy uderzają w zegar czasu lub używają oprogramowania do pomiaru czasu, dokładnie wiesz, ile godzin pracują. Jeśli zapomną, aby je wyłączyć, nadal musisz płacić za godziny, które wkładają. Twoim obowiązkiem jest dowiedzieć się, ile pracują i ile jesteś im winien.

Skontaktuj się ze swoim pracownikiem

Gdy odkryjesz, że pracownik nie wyłączył się, skontaktuj się z tą osobą i zapytaj, o której godzinie zrezygnuje. Jeśli posiadasz kamery bezpieczeństwa obejmujące obszar roboczy lub opiekuna zmiany, który trzyma osoby na tablicach, możesz być w stanie potwierdzić oświadczenie pracownika. W przeciwnym razie musisz się na nie zgodzić.

Niezależnie od używanego systemu kontroli czasu, powinien istnieć sposób naprawienia błędów zegara. Na przykład dzięki systemom śledzenia czasu online Ty lub Twój pracownik możecie się zalogować i dostosować arkusz czasu, aby pokazać prawidłową godzinę. Po wprowadzeniu korekty można rozpocząć obliczanie wypłaty za tydzień.

Repeat Offenders

Konieczność naprawienia błędów zegara to frustrujące marnowanie czasu, kiedy zdarza się to raz. Jest to jeszcze bardziej niewygodne, gdy pracownik zapomina o regularnej kontroli. Podejmij kroki, aby zniechęcić pracowników do powtórzenia tego błędu.

Dodaj pisemną politykę, aby uwzględnić tę kwestię w podręczniku dla pracowników. Tekst powinien przypominać pracownikom, że oczekuje się, że będą się regularnie włączać i wyłączać. Przypomnij im, że poprawia to efektywność i oszczędza je, nie tylko Ty, czas i kłopoty.

Podręcznik powinien określać, w jaki sposób odpowiesz, gdy powtarzają się błędy. Standardową polityką byłoby oferowanie ustnego ostrzeżenia, pisemnego ostrzeżenia, a następnie eskalacji, prawdopodobnie do zakończenia. Aby uniknąć tego ekstremalnego rozwiązania, pracuj nad sposobami rozwiązania problemu. Na przykład zasugeruj zapominalskim pracownikom ustawić alarm na swoich telefonach, aby przypomnieć im o wyłączeniu.

Jedną rzeczą, której nie możesz grozić, jest dokowanie wynagrodzeń pracowników, którzy zapominają wyłączyć. Jeśli pracownik stawia osiem godzin, prawo federalne mówi, że musisz zapłacić za osiem godzin. Karanie pracowników za błędy poprzez wstrzymywanie wypłat stwarza poważne problemy.

Oszustwo dotyczące karty czasu

Możliwe, że błędy pracownika są oszustwem. Wychodzą wcześniej, a następnie twierdzą, że wymeldowali się w regularnych odstępach czasu. Skąd wiesz?

Jeśli podejrzewasz, że pracownik oszukuje, zadzwoń do tego biura. Nawet jeśli nie możesz tego udowodnić, pracownik, który wie, że oglądasz, jest mniej prawdopodobne, że spróbuje cię oszukać. Jeśli rozmowa nie zaspokaja ich niewinności, przypomnij im o karach za oszukiwanie firmy.

Jeśli otrzymasz spowiedź lub będziesz mieć solidny dowód winy, możesz dostosować kartę czasu, aby odzwierciedlała rzeczywiste godziny. Nie możesz pozwolić sobie na naruszenie prawa stanowego, więc sprawdź u swojego prawnika, czy nie masz pewności co do właściwych procedur prawnych.