Dlaczego warto korzystać z schematu blokowego?

Jako właściciel firmy zawsze powinieneś dążyć do poprawy wydajności swojego miejsca pracy, dlatego powinieneś powitać każde narzędzie lub zasoby, które pomogą ci wykonać to zadanie. Usprawnienie procesów w firmie może również pomóc pracownikom zwiększyć wydajność, a większa produktywność oznacza większą sprzedaż. Jednym z narzędzi do rozważenia jest schemat blokowy, który jest obrazową lub graficzną reprezentacją procesu. Zastosowania schematów są liczne w branżach takich jak rozrywka, inżynieria, nauki fizyczne i programowanie komputerowe. Celem schematów blokowych jest przekazanie informacji o tym, jak proces działa lub powinien działać bez pomieszania technicznego żargonu. Zrozumienie głównych zastosowań schematów blokowych może pomóc Twojej firmie w osiągnięciu szczytowego poziomu.

Zdefiniuj proces pracy

Jednym z najważniejszych zastosowań schematów blokowych jest przedstawienie za pomocą obrazów, w jaki sposób proces jest wykonywany od początku do końca, zazwyczaj w kolejności. Diagram przepływu procesu jest często wykorzystywany w szkoleniach do dokumentowania istniejącego procesu lub do oceny wydajności tego procesu. Na przykład, jeśli nie masz pewności, czy dany proces jest wart poświęcenia czasu i wysiłku, diagram procesu może ujawnić wąskie gardła lub duplikację zadań. Możesz dodać symbole do diagramu procesu, w którym każdy symbol reprezentuje osobę lub grupę odpowiedzialną za zadanie, decyzję lub wyjście. Twój zespół zarządzający może wtedy określić, czy jakikolwiek zespół jest nadmiernie rozbudowany lub czy niektóre zespoły nie są konieczne do tego procesu.

Oceń czas zadań

Innym ważnym celem schematów blokowych jest określenie, ile czasu zajmuje ukończenie każdego zadania w określonym procesie. Zazwyczaj wykresy są liniowe i czytane od lewej do prawej. Możesz dodawać kolumny do wykresu taktowania, aby wskazać czas wykonania każdego zadania, aby umożliwić ocenę zadań w ramach procesu w odniesieniu do czasu. Jest to szczególnie przydatne, gdy analizujesz zadania i procesy zorientowane na terminy, ponieważ wykres pokazuje obszary, w których zadania wymagają większej wydajności i obszary, w których ukończenie jednego zadania zależy od ukończenia innego zadania. Wykresy przepływu analizujące czas są szczególnie przydatne, gdy w projekcie jest wymaganych kilka zespołów, a komunikacja jest niezbędna do ukończenia tego projektu. Zrozumienie, ile czasu zajmuje każdy proces, pomaga członkom zespołu zrozumieć, jak lepiej wykorzystać ich dzień pracy.

Rozwiązywanie problemów i rozwiązywanie problemów

Naprawienie błędów i problemów w obiegu pracy jest trudne, jeśli nie wiesz, co poszło nie tak i na jakim etapie procesu przebiegło ono nieprawidłowo. Właśnie dlatego rozwiązywanie problemów jest istotnym celem schematu blokowego. Aby zaprojektować schemat blokowy rozwiązywania problemów, zwykle rozpoczyna się od zidentyfikowania problemu i napisania tego problemu w oknie u góry schematu blokowego. Następnie należy narysować strzałkę w polach, które mają różne możliwe przyczyny tego problemu, a następnie pola dla możliwych rozwiązań w oparciu o zidentyfikowany problem. Na przykład, jeśli zidentyfikujesz problem jako niezadowolenie z procesu obsługi klienta, możesz podać różne przyczyny tego niezadowolenia, które mogą obejmować długie czasy oczekiwania na telefon, niezadowolenie z czasu dostawy, niezadowolenie ze znajomości Twoi przedstawiciele obsługi klienta lub przekonanie, że twoi przedstawiciele są niegrzeczni i nieprzydatni. Pod każdym z tych pól można opracować możliwe rozwiązanie, które w szczególności dotyczy przyczyny niezadowolenia klientów. To tylko jeden przykład tworzenia wykresu przepływu zadań. Niektórzy właściciele firm lubią używać prawdziwego lub fałszywego modelu, w którym problemy są rozwiązywane w oparciu o proste, prawdziwe lub fałszywe stwierdzenia, które są zapisane w polach na wykresie.