Różne pozdrowienia z listów biznesowych

W biznesie relacje budują partnerstwa i lojalnych klientów. Pisząc list firmowy, nawiązujesz związek od samego początku z zwrotem grzecznościowym. Niezależnie od tego, czy wysyłasz firmowe listy lub e-maile, istnieją różne akceptowalne metody zwracania się do czytelnika w geście powitania. Upewnij się, że ton głosu jest profesjonalny i zgodny z twoją profesjonalną relacją z odbiorcą.

Formalne pozdrowienia

Użyj formalnych pozdrowień, gdy nie znasz odbiorcy, masz niższy tytuł lub w inny sposób podporządkowujesz się odbiorcy. Formalne zwroty w listach biznesowych są tradycyjne i powszechnie akceptowane. Powinny one być używane, gdy nie masz pewności, jak skierować się do drugiej strony.

• Nieznany odbiorca: podczas pisania listu biznesowego do nieznanego odbiorcy można wyróżnić dwa tradycyjne zwroty. Do kogo może to dotyczyć lub Szanowni Państwo, okazuj szacunek każdemu, kto jest zamierzonym czytelnikiem.

• Znany Odbiorca: Wysyłając list do konkretnej osoby, której imię posiadasz, powinieneś zacząć od Dear i użyć nazwiska tej osoby. Jeśli to możliwe, określ płeć, stan cywilny i tytuł zawodowy. Użyj identyfikatorów Pan, Pani, Panna lub Pani . określić płeć i stan cywilny. Podczas zwracania się do lekarza, użyj Dr. przed nazwiskiem. Kiedy zwracasz się do profesora, użyj Prof. Identyfikatory są używane między Dear i nazwisko. Na przykład, Drogi Profesor Jones . Nie używaj identyfikatora płci, jeśli dana osoba ma profesjonalny identyfikator.

• Specyfika płci: Czasami masz pełne imię i nazwisko osoby, ale nie masz pewności, czy ta osoba jest płci męskiej czy żeńskiej. Różnice językowe, unikalna pisownia i niejednoznaczne nazwy płci mogą powodować zamieszanie. Nie zgaduj. Jeśli nie masz pewności co do płci odbiorcy, zrezygnuj z identyfikatora płci i użyj imienia i nazwiska. Na przykład, Drogi Jan Jones .

Jeśli jest to możliwe, naucz się jak najwięcej o osobie, aby pozdrowienie było jak najbardziej możliwe. Może to wymagać kilku dodatkowych minut pracy, ale często daje lepsze odpowiedzi.

Semiformalne zwroty

Jeśli jesteś na równych warunkach z odbiorcą lub masz długotrwały związek, który kwalifikuje Cię do bycia bardziej przyjaznym, możesz użyć semiformalnego zwrotu grzecznościowego. Jest to to samo, co wysyłanie do znajomego w celu rezerwacji przyjęcia urodzinowego, ale nadaje ton, który pasuje do sposobu komunikacji z daną osobą w prawdziwym życiu.

• Odbiorcy grup: Jeśli korzystasz z programu do korespondencji seryjnej, możliwe jest wysłanie listu i dostosowanie salutu w zależności od osoby. Są jednak chwile, kiedy list jest wysyłany do całej grupy i nie jest zindywidualizowany. W takim przypadku należy zbiorczo zidentyfikować grupę. Na przykład: Drodzy uczestnicy, Drodzy koledzy lub Drodzy członkowie zespołu są do przyjęcia.

• Indywidualny mężczyzna lub kobieta: w mniej oficjalnym liście, Dear jest nadal używany, ale z imieniem osoby. Nie są potrzebne żadne identyfikatory. Ponownie, powinno to być w przypadkach, gdy jesteś już na pierwszym miejscu z odbiorcą. Na przykład, Drogi Joe działa, jeśli nie nazywasz osobiście Joe Mr. Jones.

• Powszechne życzenia powitalne: E-mail ma tendencję do stosowania bardziej swobodnych wskazówek dotyczących stylu. Jeszcze raz określ związek i stosowność używania mniej formalnych pozdrowień, takich jak Cześć lub Dobre popołudnie . Jeśli masz wątpliwości, zastanów się nad tym, czy jesteś trochę bardziej tradycyjny, aby uniknąć denerwowania kogoś, kto mógłby odebrać twoje powitanie jako brak szacunku. Jak w przypadku wszystkiego w biznesie, zrozum, z kim się komunikujesz, aby dokonać tej decyzji.

Semiformalne pozdrowienia są stosowane zarówno w listach pocztowych, jak iw korespondencji e-mail. Email jest mniej formalny z natury, a zwroty te są bardziej wykorzystywane w poczcie elektronicznej niż formalne pozdrowienia.

Zastanów się nad brzmieniem całego listu

Jedną rzeczą jest wybrać grzeczność, która jest profesjonalna. Równie ważne jest, aby pozdrowienie odpowiadało tonowi litery. Możesz być przyjazny z osobą, ale jeśli określasz warunki nowej umowy, list będzie formalny. Zwrot grzecznościowy musi odpowiadać tonowi i powinien być tradycyjny, taki jak Drogi Panie Smith . Nie wystarczy wybrać pozdrowienia, które wydaje się właściwe. List biznesowy jest tworzony z jakiegoś powodu, a każda jego część, od powitania do postscriptu, ma swój cel.

Due Diligence About Recipient

Poświęcenie czasu na poznanie imienia i nazwiska, tytułu oraz statusu zawodowego idzie daleko w korespondencji biznesowej. Pokazuje szacunek i profesjonalizm. Zadzwoń do firmy, aby porozmawiać z recepcjonistą lub innym przedstawicielem i zapytaj, do kogo należy skierować list w tej sprawie. Ludzie często chętnie udzielają niezbędnych informacji, chociaż możesz napotkać problemy z odźwiernymi, którzy filtrują korespondencję sprzedażową dla szefów.

Jeśli nie możesz uzyskać informacji przez telefon, przejdź do Internetu i poszukaj katalogu firmowego. Skorzystaj z wyroku, aby zdecydować, do kogo należy skierować list. Nawet jeśli trafi do niewłaściwej osoby, jest bardziej prawdopodobne, że zostanie przekazane, jeśli nie zacznie się od ogólnego pozdrowienia i bez nazwy.