Czynniki, które należy rozważyć przy opracowywaniu systemu informacji o zasobach ludzkich

Wielu menedżerów powie Ci, że najważniejszym aktywem firmy są pracownicy firmy. System informacji o zasobach ludzkich to oprogramowanie lub rozwiązanie online, które pomaga firmom w spójnym zarządzaniu tym cennym zasobem i dostarcza informacji do decyzji dotyczących zarządzania. Aby stworzyć skuteczny system, należy wziąć pod uwagę wiele czynników związanych z takimi zadaniami, jak zatrudnianie nowych pracowników, wynagrodzenie, awans, planowanie przejścia na emeryturę i dziedziczenie.

Cele

Ogólnym celem systemu informacji o zasobach ludzkich jest usprawnienie zarządzania zasobami ludzkimi przy jednoczesnym zwiększeniu wydajności i obniżeniu kosztów. Aby osiągnąć te cele, system automatyzuje standardowe funkcje i sprawia, że ​​świadczenie usług dla pracowników jest bardziej wygodne. Takie systemy gromadzą i przechowują więcej informacji niż starsze, ręczne systemy, ale aby były skuteczne, muszą prezentować je w formie, w jakiej menedżerowie mogą podejmować decyzje dotyczące personelu. Rozważając HRIS, upewnij się, że spełnia on wszystkie funkcje tradycyjnego systemu, jednocześnie oferując większą łatwość obsługi zarówno pracownikom, jak i pracownikom HR.

Funkcjonalność

System informacji o zasobach ludzkich śledzi profile pracowników i zarządza korzyściami. Bardziej zaawansowane systemy opracowują opisy stanowisk w organizacji firmy, dopasowują profile pracowników do stanowisk i rekomendują szkolenia, w których profile nie pasują do stanowiska. Menedżerowie mogą używać HRIS do planowania promocji pracowników wzdłuż ścieżek organizacyjnych, które pasują do ich profili, a jednocześnie oceniać wydajność w zależności od wymagań stanowiska. Funkcja planowania sukcesji pomaga menedżerom wyznaczyć jedną lub więcej możliwych wymian dla każdej pozycji, w przypadku utraty przez firmę określonego pracownika.

Bezpieczeństwo

HRIS musi chronić prywatność pracowników, zapewniając, że dane są dokładne, a informacje pozostają dostępne dla upoważnionych stron. Podczas opracowywania systemu należy się upewnić, że wymaga on nazw użytkowników i haseł dostępu, a dziennik żądań dostępu rejestruje, kto przegląda pliki. Zazwyczaj takie systemy zawierają poziom dostępu do przeglądania danych, poziom do zmiany danych i poziom do zmiany struktur bazy danych. Procedury regulujące zmiany informacji zapewniają, że są modyfikowane tylko w razie potrzeby, a dzienniki zmian przechowują historię takich działań.

Realizacja

Kluczowym czynnikiem rozwoju HRIS jest sposób, w jaki planujesz go wdrożyć. Przejście na nowy system musi nastąpić bez zakłócania działalności firmy i dostarczania usług pracownikom. Ponadto pracownicy będą wymagać szkolenia w zakresie nowego systemu. Firmy często planują równoległe działanie starych i nowych systemów przez ograniczony czas, a szkolenia odbywają się przed iw tym czasie. Kiedy nowy system przejmie kontrolę, stary system będzie w razie potrzeby dostępny dla danych historycznych.