Czy zwrot kosztów należy zgłosić jako dochód?

Zwrot kosztów nie jest przychodem pracownika, więc nie musi być zgłaszany jako taki. Chociaż czek lub depozyt wystawiany jest pracownikowi, nie liczy się on jako depozyt z wypłatą czy wpłatą. Podczas tworzenia kontroli zwrotu kosztów lub wpłaty dla pracownika nie płacisz za czas lub pracę tego pracownika. Zamiast tego zwracasz sumę, którą twój pracownik określił na coś, z czego skorzysta Twoja firma.

Wskazówka

• Zwrotu pracownika nie trzeba zgłaszać jako dochodu. W rzeczywistości jest to wydatek, ponieważ zwracasz coś, co pracownik określił w imieniu firmy.

Jak rejestrować zwrot wydatków

Zwrot kosztów powinien być rejestrowany jako wydatek i zaliczany do kategorii, w której się znajduje. Jeśli jesteś właścicielem restauracji i zwracasz pracownikowi za zabranie pojemnika z solą w drodze do pracy, zwrot ten powinien zostać zaksięgowany jako koszt żywności. Jeśli twój pracownik odbiera baterie do alarmu dymu, wydatki powinny być rejestrowane jako zapasy.

Godziny zakupów i lista płac

Chociaż zwrot kosztów nie jest kosztem wynagrodzeń, czas potrzebny na wykonanie zlecenia i dokonanie zakupu powinien zostać uwzględniony na liście płac. Jeśli pracownik zarabia i zatrzymuje się w sklepie w drodze do pracy, to sprawiedliwe jest uwzględnienie tego czasu jako godzin płac. Jeśli pracownik, który zatrzymuje się w sklepie, otrzymuje zapłatę, to czas zakupów nie ma wpływu na płace, ponieważ praca tego pracownika jest rekompensowana według stałej stawki.

Rodzaje zwrotów pracowniczych

Powinieneś zwrócić pracownikowi dolara za dolara za zakupy, które są bezpośrednio wykorzystywane przez Twoją firmę, takie jak materiały i materiały. Inne wydatki, takie jak posiłki subsydiowane, mogą być rekompensowane po częściowej stopie procentowej, na przykład w przypadku firmy płacącej połowę kwoty z karty. Jeśli płacisz tylko częściową kwotę za określony rodzaj wydatków lub płacisz dziennie, zasady te powinny być jasno określone z wyprzedzeniem, aby Twoi pracownicy wiedzieli, czego się spodziewać, zanim wydadzą pieniądze.

Koszty przebiegu pracowniczego są często refundowane według stałej stawki za milę, zwykle kwoty określonej przez IRS na początku roku kalendarzowego jako standardowe odliczenie.

Rekord rekompensaty pracowniczych

Pracownicy powinni dostarczyć ci pokwitowania, aby otrzymać zwrot kosztów. Ta praktyka pozwala zweryfikować, czy zapewniasz zwrot kwot, które zostały faktycznie wydane, i udostępnia dokumentację dla twoich własnych dokumentów podatkowych. Aby uzyskać zwrot kosztów, pracownicy powinni prowadzić dzienniki przebiegu. Mogą to być dostarczone formularze lub rekordy tworzone samodzielnie.

Dziennik przebiegu pracownika powinien zawierać odczyty rozpoczynające i kończące licznik przebiegu, a także przebieg netto, który wykorzystasz jako podstawę do zwrotu kosztów. Dojazdy mile nie kwalifikują się do zwrotu kosztów.