Elementy Zgodnego Programu Administracji Kontraktami

Zgodna administracja kontraktowa to coś więcej niż tylko modne hasło. Kontrakty zgodne z lokalnymi, stanowymi i federalnymi przepisami mogą chronić firmę przed problemami prawnymi, a nadzór kontraktowy zapewnia, że ​​wszystkie strony wypełniają swoje obowiązki i otrzymują korzyści przewidziane w umowie. Większe firmy mogą potrzebować całego działu zajmującego się zgodnością kontraktów, ale jeśli masz tylko kilka kontraktów, często możesz zatrudnić zewnętrznych ekspertów, którzy pomogą Ci nadzorować administrowanie kontraktami.

Porady prawne i nadzór

Przed podpisaniem jakiejkolwiek umowy prawnik powinien ją przejrzeć. Szczególnie, jeśli pracujesz na polu, na którym obowiązują przepisy prawne - takie jak opieka zdrowotna, budowa lub wiercenie ropy naftowej - Twój prawnik powinien również informować Cię o zmianach w przepisach. Nawet jeśli twoja umowa obiecuje wykonać to zadanie w jedną stronę, zmiana prawa może zmienić sposób, w jaki jesteś prawnie upoważniony do wykonywania swoich obowiązków. Może to wymagać modyfikacji umowy.

Zarządzanie zasobami ludzkimi

Twój dział zasobów ludzkich odgrywa kluczową rolę w administrowaniu kontraktami, zapewniając posiadanie wykwalifikowanych pracowników. Kontrakt księgowy, na przykład, zwykle wymaga licencjonowanych księgowych, a nie tylko korzystanie z pracowników, którzy są dobrzy w liczbach. HR powinien być na bieżąco z wymogami licencjonowania, a także monitorować wszelkie skargi pracowników. Umowa może szybko rozpaść się, jeśli pracownik oskarży Cię o dyskryminację, a dział HR powinien wdrożyć jasne zasady mające na celu zapobieganie tym naruszeniom prawa.

Nadzór księgowy

Twój dział księgowości powinien upewnić się, że każdy dostawca usług jest szybko i dokładnie opłacony - w tym zgodnie z wszelkimi ustalonymi umowami dotyczącymi nadgodzin. Księgowość może również pomóc w nadzorze umownym poprzez regularne przeprowadzanie audytów, które zapewnią zgodność prognoz finansowych z rzeczywistością. Podatki to kolejna kluczowa część administracji kontraktowej, a jeśli musisz płacić co kwartał za zarobki, które zarabiasz w ramach umowy, twój dział księgowy powinien to robić.

Wyczyść standardy sprawozdawczości

Wiele umów wymaga regularnych sprawozdań z postępów projektu. Na przykład, możesz być zobowiązany do powiadomienia drugiej strony, jeśli umowa ma przekroczyć budżet lub złożyć raporty, gdy testy zakończą się niepowodzeniem. Stwórz jasne wytyczne dotyczące raportowania, które definiują, kto musi tworzyć raporty, do kogo muszą dostarczać te raporty, kiedy raporty są należne i kto jest odpowiedzialny za zapewnienie, że raporty zostaną złożone w odpowiednim czasie.