Wytyczne dotyczące instrukcji do pisania

Podręczniki proceduralne są przydatnymi narzędziami do różnych ustawień zatrudnienia. Niezależnie od tego, czy pracownicy muszą wiedzieć, jak obsługiwać kopiarki, czy też ukończyć wymagane szkolenie w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, podręcznik procedury może zawierać przegląd tych kroków. Wielu pracodawców projektuje połączone podręczniki "polityki i procedury", ale ważne jest, aby rozpoznać rozróżnienie: zasady odzwierciedlają zasady, a procedury odzwierciedlają procesy i sposoby ich uzupełniania. Przygotowując skuteczną instrukcję postępowania, należy skupić się na samej procedurze i dostarczyć informacji, które będą bardziej użyteczne dla pracowników w celu jej wykonania.

Walory

Instrukcja procedury powinna być łatwa do przeczytania i użycia. Instrukcja procedury, która wymaga własnej instrukcji obsługi, aby ją przeczytać, nie jest użyteczna dla żadnego pracownika. Ponadto podręcznik procedur powinien być spójny we wszystkich elementach, w tym stylu, wzornictwie i informacjach. Podręcznik postępowania ma na celu pomóc innym w wykonaniu określonego zadania, dlatego powinien być napisany z myślą o czytelnikach. Opisane procesy powinny być jasne i logiczne, aby wszyscy czytelnicy mogli bez trudności postępować zgodnie z procedurą.

funkcje

Instrukcje procedur będą się różnić w zależności od konkretnych funkcji, w zależności od rodzaju informacji, które są szczegółowe. Jednak w większości przypadków podręczniki proceduralne to te, które mają jasne i spójne formatowanie, aby czytelnicy wiedzieli, jak śledzić materiał. Akapity powinny zaczynać się i kończyć bez zamieszania, a czytelnicy nie powinni się zastanawiać, gdzie kończy się jeden krok, a drugi zaczyna. Opisując kroki, autorzy powinni używać silnych czasowników, aby upewnić się, że czytelnicy dokładnie wiedzą, co robić, i powinni w razie potrzeby przedstawić wyjaśnienia i opcje. Wszelkie ikony, obrazy lub wykresy / wykresy powinny być zrozumiałe i łatwe do zrozumienia.

Styl pisania

Styl pisania podręcznika procedury powinien opierać się na jasnym i zwięzłym języku. Wszystkie informacje proceduralne powinny być dokładne, a wszelkie akronimy powinny zostać wyjaśnione z wyjaśnieniem w nawiasach - na przykład "Food and Drug Administration (FDA)". W podręcznikach do procedur, które będą w obiegu przez jakiś czas, unikaj używania konkretnych informacji, które mogą być szybko przestarzałe. Należy unikać technicznego języka i żargonu, które nie będą dla większości nieznane.

Projekt

Projekt instrukcji procedury zależy w dużej mierze od rodzaju procedury, która jest opisana, ale niektóre zalecenia projektowe mają zastosowanie do wszystkich podręczników procedur. Dobry podręcznik procedurowy wykorzystuje dużą ilość białej przestrzeni. Oznacza to, że podręcznik nie jest przeładowany drukiem, ale oferuje dużo wcięć i akapitów, aby uniknąć odstraszenia czytelnika. Skuteczne podręczniki procedur również mają jasne nagłówki i podtytuły, a także wszelkie inne odpowiednie etykiety i opisy dla wielu punktów.

Obowiązki

Osoby odpowiedzialne za instrukcje procedur pisemnych są również odpowiedzialne za ich przeglądanie okresowe. Jeśli materiał staje się nieistotny, powinien zostać usunięty lub zaktualizowany. Jeśli informacje nie pomagają pracownikom, podręcznik powinien zostać zmieniony i ulepszony. Podręcznik proceduralny jest tak samo użyteczny, jak praca, którą umożliwia czytelnikom, a jeśli podręcznik tego nie zrobi, scenarzysta ma obowiązek go zmienić.