Jak napisać do pracownika ostrzeżenie dotyczące obowiązków służbowych

Listy ostrzegawcze nigdy nie powinny zaskoczyć pracownika. Wyślij list z ostrzeżeniem dla pracownika dopiero po omówieniu problemów dotyczących wydajności z pracownikiem i wystawieniu ustnego ostrzeżenia. Wykonuj swój list w profesjonalny sposób, który jasno określa, dlaczego pracownik otrzymuje list. Nawet jeśli wysłanie takiego listu wydaje się okrutne lub nieprofesjonalne, jeśli pracownik naprawdę chce ulepszyć swój występ, zobaczy list jako szansę na dokonanie prawdziwych zmian.

1.

Utwórz zarys problemów z wydajnością, które chcesz uwzględnić w liście ostrzeżeń. Problemy z wydajnością mogą obejmować problemy z zarządzaniem czasem, nieprzestrzeganie projektów lub zadań, złą obsługę klienta lub brak członkostwa w zespole.

2.

Otwórz list z ostrzeżeniem z wyjaśnieniem, dlaczego pracownik otrzymuje list. Wspomnij o poprzednich rozmowach ze mną lub jej przełożonym na temat jej problemów z wydajnością i dlaczego uważasz, że te problemy nadal istnieją. Utrzymuj ton litery pewny, ale profesjonalny. Zamiast atakować pracownika, aby nie wprowadzał zmian w swoim zachowaniu w pracy, po prostu stwierdź, że ponieważ problemy nadal istnieją, konieczny jest list ostrzegawczy.

3.

Wymień powody wysłania ostrzeżenia w drugim akapicie. Użyj utworzonego konspektu, aby jasno określić te problemy. Nie dramatyzuj ani nie upiększaj natury tych problemów. Na przykład, jeśli pracownik ma problemy z zarządzaniem czasem i nie może dotrzymywać terminów projektów, nie twierdz, że twoja firma stale traci pracę i stanie się bankrutem, jeśli pracownik nie zmieni swojego zachowania. Prosta informacja, że ​​problemy z zarządzaniem czasem spowodowały, że firma nie dotrzymała ważnych terminów, co nigdy nie jest dobre dla biznesu.

4.

Zasugeruj sposoby na zmianę problemów z wydajnością poprzez szkolenie pracowników, doradztwo lub mentoring w trzecim akapicie. Zachęć pracownika, aby skontaktował się z przełożonymi i współpracownikami w celu uzyskania pomocy i skorzystania z oferowanych szkoleń.

5.

Wymień możliwe reperkusje, które może napotkać pracownik, jeśli nie wprowadzi niezbędnych zmian w celu poprawy swojej pracy w ostatnim paragrafie. Reperkusje mogą obejmować degradację lub zakończenie. Należy wspomnieć, że pracownik musi wprowadzić te zmiany w określonym czasie, na przykład 90 dni. Wskaż, że będziesz nadal monitorować wyniki swojej pracy i podejmie dalsze działania z przełożonymi lub menedżerami, aby ustalić, czy stara się je zmienić.

Wskazówka

• Dostarcz osobisty list ostrzegawczy, abyś mógł porozmawiać z pracownikiem po przeczytaniu listu. Chociaż może to nie być najbardziej wygodna rozmowa z pracownikiem, omawianie problemów z wydajnością pozwala pracownikowi wiedzieć, że cenisz jej obsługę, a rozwiązanie umowy jest ostatnią opcją.

Ostrzeżenie

• Niektórzy pracownicy postrzegają listy ostrzegawcze jako szansę na poprawę swojej pracy, podczas gdy inni pracownicy ignorują listy ostrzegawcze lub, co gorsza, jeszcze bardziej obniżają wydajność pracy. W tym momencie może zajść potrzeba rozważenia wypowiedzenia.