Etykieta podczas połączenia konferencyjnego

Małe firmy mogą skorzystać z połączeń konferencyjnych, aby uniknąć kosztownych spotkań osobistych. Jest to szczególnie pomocne podczas spotkania z klientami lub klientami, którzy wylatują samolotem z lokalizacji firmy. Komunikacja za pośrednictwem połączenia konferencyjnego z klientem może być trudniejsza niż prezentacja osobista, ponieważ firma nie ma zalet oglądania niewerbalnej komunikacji i wskazówek od klienta. Ogólnie rzecz biorąc, połączenia konferencyjne mogą być realną opcją, która może zaoszczędzić czas i pieniądze.

Przed połączeniem

Aby wywrzeć dobre wrażenie podczas połączenia konferencyjnego, mała firma powinna wypełnić listę zadań przed wywołaniem połączenia konferencyjnego. Obejmuje to ustalenie cichego pokoju w biurze, w którym można przeprowadzić rozmowę. Powinien wygodnie pomieścić wszystkie osoby biorące udział w rozmowie. Najlepiej, gdyby był to okrągły stół z telefonem pośrodku, dzięki czemu wszyscy mają równą odległość od telefonu. Pozwoli to uniknąć niezręcznych czasów powtarzania fraz, ponieważ druga strona nie słyszy wyraźnie.

Podczas połączenia

Wszyscy uczestnicy konferencji powinni mieć przed sobą porządek obrad. Dzięki temu wezwanie będzie utrzymane. Ponadto jedna osoba powinna zostać wyznaczona jako osoba ułatwiająca rozmowę. Ta osoba będzie głównym mówcą i zapewni, że połączenie pozostanie przedmiotem i zadaniem. Facylitator może również wprowadzać innych, zanim przemówią lub odpowiedzą na pytanie. Właściwa etykieta mówi, że klient lub klient zawsze wie, do kogo mówi podczas połączenia konferencyjnego.

Po wezwaniu

Sporządzanie notatek i wysyłanie ich pocztą elektroniczną lub faksowanie do klienta to miły gest w imieniu małej firmy. Nie tylko zapewnia powód do kontaktu z klientem, ale także wykracza poza jego zakres usług. Poinformowanie klienta z wyprzedzeniem, że tak się stanie, może uniemożliwić im poczucie, że muszą wściekle robić notatki podczas rozmowy i ewentualnie omijać ważne informacje, starając się nadążyć za rozmową podczas robienia notatek.

Uczestnicy

Wszystkim uczestnikom połączenia należy doradzić przestrzeganie właściwej etykiety połączenia konferencyjnego podczas rozmowy. Obejmuje to unikanie niepotrzebnych ruchów, szeleszczących papierów, mówienie poza kolejnością, przerywające innym oraz jedzenie i picie podczas rozmowy. Niektóre małe firmy mogą uznać za korzystne prezentację wyświetlaną podczas spotkania, aby wszyscy byli świadomi potrzebnych punktów. Może to również uniemożliwić ludziom mówienie jeden na drugim i uniknięcie sytuacji niezręcznych podczas połączenia.

Rozważania

Firma powinna zapewnić dostępność odpowiedniego sprzętu do połączenia konferencyjnego. Połączenia oczekujące i możliwość przerwania połączenia przez interkomowy system interkomowy powinny być wyłączone. Przed każdą konferencją należy przetestować system, aby upewnić się, że wszystko działa poprawnie. Nieprzygotowanie do połączenia konferencyjnego może wysłać wiadomość, że mała firma nie będzie w stanie skutecznie obsługiwać również innych części przedsiębiorstwa. Przygotowanie jest kluczowe podczas prowadzenia rozmów konferencyjnych.