Wyjaśnij, dlaczego rozdzielanie ceł jest ważne w rachunkowości

Podział obowiązków w dziale księgowości służy jako podstawowa obrona przed wewnętrznymi oszustwami. Posiadanie pracowników sprawdzających się nawzajem może zmniejszyć liczbę błędów, ale proste błędy nie zmniejszają zysku w tym samym stopniu. Małe firmy cierpią nieproporcjonalnie na skutek oszustwa, tracąc średnio 5 procent dochodu lub 160 000 dolarów na kradzież wewnętrzną. Podział obowiązków w ramach grupy księgowej minimalizuje możliwości kradzieży pracowników przez firmę.

Trójkąt oszustwa

Eksperci ds. Zapobiegania oszustwom uznają "trójkąt oszustwa", który stwarza warunki do defraudacji. Ten trójkąt składa się z presji finansowej na pracownika, racjonalizacji działań przestępczych i możliwości popełnienia przestępstwa. Podział obowiązków w dziale księgowości rozbija trójkąt w punkcie możliwości. Świadomość, że inni przeglądają i sprawdzają krytyczne elementy jego pracy, zmienia postrzeganie możliwości przez pracownika. Biorąc pod uwagę potencjalny koszt oszustwa związanego z pracownikami, inwestycja w działania zapobiegające mu zapewnia dobry zwrot.

Konta-Nadużycia finansowe

Rachunki płatne, jeśli nie są odpowiednio monitorowane, oferują wiele możliwości oszustwa. Pracownik może tworzyć fałszywe faktury, przekazując środki na konto, które kontroluje. Albo może napisać do siebie czeki i zarejestrować je jako płatności na rzecz jednego z dostawców firmy. Oddzielanie obowiązków według funkcji, aby żadna osoba nie mogła zatwierdzić faktury, utworzyć nowego dostawcy w systemie lub wystawić czeku, zmniejsza te możliwości. Więcej niż jedna osoba powinna monitorować zwroty do dostawców, co jest kolejnym źródłem nieuczciwej działalności. Wymaganie ścisłego przeglądu zatwierdzenia dostawcy i akceptacji umowy pozwala również uniknąć opłat zwrotnych wypłacanych przez dostawców, którzy otrzymują preferencyjne traktowanie lub nadpłaty.

Inne możliwości oszustwa

Inne funkcje w dziale księgowości zapewniają podobne możliwości oszustwa. Możliwe oszustwa płacowe obejmują zawyżone rachunki wydatków, fałszywe roszczenia z przepracowanymi godzinami, a nawet pracowników "duchów". W ostatnim przypadku złodziej tworzy pracowników, którzy nie istnieją, przedstawia im raporty czasowe i wpłaca ich wypłaty na swoje konto. Segregacja funkcji wynajmu i płatności powoduje przerwanie tego połączenia w trójkącie. Konta klientów również stwarzają możliwości oszustwa. Nieuczciwy pracownik może po prostu odkładać płatności gotówkowe od klientów lub przekierowywać czeki na swoje własne konto. Aby ukryć kradzież, złodziej może przekierować kolejne płatności od innych klientów w ramach programu o nazwie skimming.

Podział obowiązków w małej firmie

Duże firmy dzielą księgowość na działy, zapewniając niezbędną kontrolę środków. Stworzenie odpowiedniej segregacji obowiązków stawia przed małym przedsiębiorstwem wyzwanie, ale nie jest ono nie do pokonania. Właściciel małej firmy może kazać bankowi dostarczyć comiesięczne wyciągi do domu. Zapewnia to, że żaden pracownik nie ma możliwości usunięcia dowodów, zanim ktokolwiek to zobaczy. Jeśli to możliwe, właściciel powinien podpisać wszystkie wypłaty. Wymaganie dwóch podpisów na czekach może zapobiec nieuczciwemu pisaniu czeku. Dwóch pracowników lub właściciel i księgowy powinni przejrzeć wszystkie depozyty bankowe, pozycje na liście płac i wydatki. Ten podział obowiązków nie może powstrzymać wszystkich oszustw, ale zmniejsza szansę.