Federalne przepisy prawa pracy dotyczące czasu podróży i wydatków

Ustawa o sprawiedliwych normach pracy (FSLA) jest podstawą federalnych zasad dotyczących płac i czasu pracy, które są egzekwowane przez Departament Pracy. To, czy czas podróży jest uważany za czas pracy, jest kwestią, która dotyczy pracowników opłacanych godzinowo, zwanych powszechnie pracownikami bez opieki, i którzy są chronieni przez zasady dotyczące płacy minimalnej i wynagrodzenia za nadgodziny obowiązujące w FSLA. W odniesieniu do zwrotu kosztów podróży, prawo federalne nie zobowiązuje pracodawców do zwrotu kosztów podróży służbowych, ale pracodawcy na ogół to robią.

Dojazdy do pracy a czas podróży służbowej

Przepisy FSLA wymagają, aby pracownikowi bez wynagrodzenia płacono za podróż w czasie pracy, ale nie za czas dojeżdżający do pracy iz pracy. Jednakże, jeśli podróż jest wymagana przed lub po zwykłych godzinach pracy, część czasu spędzonego na podróż do biura może być rekompensowana jako czas pracy. Na przykład, jeśli pracownik musi udać się do innej lokalizacji w drodze do pracy w celu wykonania zadania, np. Zakupu materiałów biurowych, od momentu przybycia pracownika do sklepu z artykułami biurowymi, dopóki nie wyruszy do biura, nie ma czasu na rekompensatę. .

Wycieczki poza miastem i na noc

Kiedy pracownicy niezwiązani z wyjazdem wyjeżdżają z miasta lub spędzają noc w celach służbowych, część czasu podróży jest zwykle rekompensowana jako czas pracy. Jeśli pracownik musi udać się na lot do portu lotniczego, czas podróży z domu na lotnisko jest traktowany jako czas dojazdu; jednak czas spędzony na lotnisku i podróż do miejsca prowadzenia działalności to płatny czas pracy. To samo dotyczy sytuacji, gdy pracownik odlatuje. W sytuacjach, w których czas podróży lotniczej wymaga od pracownika podróży przed i po zwykłych godzinach pracy, jest ona uprawniona do zapłaty za cały czas podróży między portami lotniczymi i może być uprawniona do wynagrodzenia za nadgodziny w zależności od całkowitej liczby godzin podróży podlegających rekompensacie.

Zwrot kosztów podróży

FSLA nie ma żadnych zasad dotyczących obowiązku zwrotu przez pracodawcę kosztów podróży służbowych. Żadne prawo federalne nie wymaga zwrotu pieniędzy. Ponieważ jednak przepisy IRS zezwalają pracodawcom na odliczenia podatkowe za uzasadnione koszty podróży pracowników, w praktyce, ma to sens, aby pracodawcy zwracali pracownikom koszty podróży.

Ważne kwestie w tej dziedzinie koncentrują się na tym, czy koszty podróży mają cel biznesowy, a wydatki są odpowiednio udokumentowane. Na przykład zasady IRS wymagają, aby wszystkie potrącenia na wydatki związane z podróżami służbowymi powyżej 75 USD zostały poparte paragonem. IRS ma również alternatywne zasady, które pozwalają pracodawcom na korzystanie z planu stawek diet dla kosztów podróży.

Inne uwagi

Wiele stanów ma przepisy prawa pracy, które dają pracownikom większe prawa niż federalne prawo pracy. Jeśli twoja firma znajduje się w jednym z tych stanów, musisz przestrzegać przepisów prawa pracy.

Na przykład, chociaż prawo federalne nie wymaga zwrotu kosztów podróży pracowników, prawo stanu Kalifornia ma taki wymóg. Sekcja 2802 Kodeksu pracy USA nakazuje pracodawcom wypłatę pracownikom wszelkich niezbędnych wydatków i strat związanych z pracą. Sekcje od 13700 do 13706 kalifornijskiego kodeksu regulacji zawierają szczegółowy wykaz wydatków pokrywanych przepisami prawa, a także przepisy dotyczące prowadzenia ewidencji wydatków i sposobu, w jaki należy dokonać zwrotu.