Jak napisać firmową notatkę ruchomą

Twoja firma się rozwija, a teraz musisz przekazać wiadomość swoim pracownikom. Pisanie notatki to dobry sposób na przekazanie tego biuletynu, o ile umieścisz właściwą "twarz" w wiadomości. Innymi słowy, nawet jeśli przenosisz się z dużych pomieszczeń do małego apartamentu, twoim zadaniem jest przekazanie pozytywności i optymizmu na przyszłość. Nie oznacza to, że powinieneś kujać fakty; może to zaszkodzić twojej wiarygodności. Pamiętaj jednak, że pracownicy bardzo uważnie czytają dokumenty firmowe, jeśli ich nie analizują, więc pamiętaj, aby twoje notatki były oparte na faktach, informacyjne i optymistyczne.

1.

Wybierz czytelną i profesjonalną czcionkę do swoich notatek, takich jak Arial, Verdana lub Times New Roman.

2.

Napisz czteroczęściowy nagłówek swojej notatki: "Do:" "Od" "Data" i "Temat", każdy w osobnym wierszu. Ponieważ informacje w nich zawarte niewątpliwie dotyczą wszystkich pracowników, napisz "Wszyscy pracownicy" po linii "Do".

3.

Przygotuj się do napisania co najwyżej cztero-punktowej notatki. Z reguły notatki nie powinny być dłuższe niż jedna strona. Poświęć pierwszy akapit wprowadzeniu do tematu: sam ruch. Można na przykład powiedzieć: "Jak być może wiesz, firma ABC była zainteresowana przeniesieniem się do mniejszej powierzchni biurowej przez jakiś czas, zwłaszcza, że ​​spowolnienie gospodarcze zachęciło nas do znalezienia sposobu na obniżenie kosztów operacyjnych."

4.

Poświęć drugi akapit informacjom na temat przeprowadzki, przewidując szczegóły, którymi pracownicy będą najbardziej zainteresowani, oraz te, które najbardziej wpłyną na ich życie zawodowe. Można na przykład powiedzieć: "Z przyjemnością informujemy, że znaleźliśmy pakiet biur przy 123 Commerce Blvd., który znajduje się zaledwie trzy przecznice od naszego budynku. Przewidujemy, że ruch będzie przeprowadzany etapami, począwszy od 1 lipca. Powinien zostać ukończony nie później niż do 31 lipca. Pracujemy obecnie intensywnie nad harmonogramem przeprowadzek i natychmiast poinformujemy cię o tym po sfinalizowaniu szczegółów. "

5.

Poproś pracowników, aby zobaczyli nowy pakiet biurowy, jeśli to możliwe. Ten gest powinien iść daleko w kierunku złagodzenia obaw i obaw ludzi przed zmianami. W trzecim akapicie notatki można na przykład powiedzieć: "W międzyczasie zachęcamy do wzięcia udziału w jednym z serii otwartych uroczystości w nowych biurach, które odbędą się w piątek, 22 czerwca i piątek., 29, od 5 do 20 po południu. Serwowane będą przekąski, napoje bezalkoholowe oraz piwo i wino. "

6.

Zamknij notatkę na pozytywnej, wyglądającej na przyszłość notatce, subtelnie przypominając pracownikom, że zmiana ta nie jest możliwa do wynegocjowania: "Zdajemy sobie sprawę, że zmiana może być trudna, a pracownicy utworzyli załączniki do swojego miejsca pracy. Tego można było się spodziewać. Jesteśmy jednak przekonani, że ten oszczędny środek uniemożliwi nam dokonywanie poważniejszych cięć, takich jak usługi i personel. Dlatego jestem przekonany, że ta zmiana będzie sygnałem rozpoczęcia nowego, żywego rozdziału dla ABC Spółki i zapewnienia długoterminowego bezpieczeństwa jej oddanych i cenionych pracowników. "

7.

Podpisz swoje inicjały po linii "Od"; Notatki zwykle nie zawierają pełnego podpisu.

8.

Uzyskaj zatwierdzenie swojej notatki od właściwych władz. Przynajmniej poproś zaufanego kolegę o sprawdzenie notatek dotyczących zawartości, tonu, pisowni i gramatyki.

9.

Rozprowadź notatkę za pośrednictwem zwykłych kanałów firmowych. Niektóre firmy publikują notatki w miejscach, w których gromadzą się pracownicy, na przykład w jadalni. Ponieważ ta notatka zawiera tak ważne informacje, możesz również umieścić kopię w skrzynce pocztowej każdego pracownika lub wypłacie.

Wskazówki

• Można bezpiecznie założyć, że twoje ogłoszenie nie będzie szokiem dla pracowników. W końcu pracownicy wielu firm mają skłonność do plotkowania i rozpowszechniania informacji, zarówno dokładnych, jak i niedokładnych. Jest to kolejny powód, dla którego obowiązkiem jest umieszczenie pozytywnego "spinu" w ogłoszeniu.
• Pamiętaj, aby dotrzymywać obietnic zawartych w notatce, na przykład informując pracowników o szczegółach dotyczących przeprowadzki.
• Jeśli Twój budżet na to pozwala, wydrukuj i rozpowszechniaj koszulki "ABC Company on the Move" dla pracowników. To dobre public relations i pomoże zbudować emocje na ten ruch.