Jak napisać raport z oceny dla organizacji

Oceny są ważnym procesem pomiaru i poprawy wydajności. Jako właściciel małej firmy niewątpliwie dokonałeś wystarczającej oceny siebie, firmy lub pracowników, że proces ten stał się prawie drugą naturą. Raport z oceny jest w istocie formalną dokumentacją tego samego procesu. Jeśli Twoja ocena dotyczy organizacji klienta, poproś organizację o wszelkie powiązane raporty, które zostały przeprowadzone w przeszłości. Te raporty będą zawierać nie tylko informacje, które należy uwzględnić w bieżącej ewaluacji, ale można je również przejrzeć, aby sprawdzić, jakie są oczekiwania klienta pod względem formatowania i stopnia szczegółowości.

Przygotowanie

Zbierz i przejrzyj wszystkie dane użyte do przeprowadzenia oceny. Podczas przeglądania danych powinieneś wiedzieć, co raport powie i jakie wnioski zostaną przedstawione.

Zidentyfikuj kluczowych interesariuszy do raportu. Będą to ci, którzy przeczytają raport i będą mieli udział w jego ustaleniach. Zainteresowane strony są różne, ale często obejmują szefów organizacji, klientów, dostawców, sponsorów finansowych i pracowników. Ponieważ interesariusze są Twoimi odbiorcami, pamiętaj o swoich pytaniach i obawach podczas pisania raportu.

Zanotuj wnioski, które stają się oczywiste podczas przeglądania danych. Podczas kompilowania danych i pisania raportu, nowe wnioski stają się oczywiste. Zachowaj otwarty umysł i pozwól, aby dane kształtowały raport, zamiast podkreślać dane, które pasują do twoich własnych uprzedzeń lub celów interesariuszy.

Pisanie raportu oceny

Zapisz nagłówek "Podsumowanie" lub "Podsumowanie wykonawcze". Jest to pierwsza sekcja większości raportów ewaluacyjnych, ale zazwyczaj jest napisana jako ostatnia. Skorzystaj z tej sekcji, aby podsumować najważniejsze punkty raportu po zakończeniu pozostałych sekcji.

Napisz sekcję "Tło" opisującą powody, dla których przeprowadzono ocenę. Wyróżnij wnioski i zalecenia z poprzednich ocen, które doprowadziły do ​​tego raportu.

Napisz sekcję "Zakres" opisującą to, co zostało ocenione i daty przeprowadzenia oceny.

Napisz sekcję "Recenzenci" z listą osób i organizacji, które dokonały oceny.

Napisz sekcję "Proces oceny" opisującą kroki, które zostały podjęte podczas używania narzędzi do oceny i listowania. Jeżeli przeprowadzono więcej niż jedną ocenę, każdy proces należy opisać osobno.

Napisz sekcję "Ocena" dla każdej przeprowadzonej oceny. Mogą to być różne typy ocen dotyczących tego samego przedmiotu lub różnych ocenianych przedmiotów. Na przykład jedna osoba mogła przeprowadzić wywiady telefoniczne, a strona internetowa mogła zostać przeanalizowana. Inne niż Załącznik, sekcje Oceny są zazwyczaj najdłuższe i najbardziej szczegółowe.

Napisz sekcję "Zalecenia", zawierającą rekomendacje z każdej oceny. Podczas gdy każda ocena może mieć własną listę zaleceń, podsumuj najważniejsze zalecenia w zwięzłej liście, która może być łatwo odczytana i zrozumiana przez wszystkie zainteresowane strony.

W razie potrzeby należy napisać sekcję "Materiały referencyjne", powołując się na zasoby stron trzecich wykorzystywane do przeprowadzenia oceny. Może to obejmować zasady organizacji, deklaracje misji lub dokumenty branżowe dotyczące najlepszych praktyk.

W razie potrzeby należy napisać sekcję "Załącznik" obejmującą wszelkie dane zebrane podczas dokonywania oceny. Często może to być jeden lub więcej oddzielnych dokumentów, w tym arkusze kalkulacyjne lub inne dane.

Zatwierdź cały dokument i sfinalizuj sekcję Podsumowanie. Przekaż kopię każdemu recenzentowi, aby upewnić się, że wyniki są prawidłowo udokumentowane przed wydrukowaniem ostatecznej wersji raportu.

Wskazówka

• Podczas gdy sekcje zalecane w tym artykule są przydatne w przypadku większości raportów ewaluacyjnych, należy pamiętać, że raport może wymagać różnych sekcji w zależności od charakteru samego raportu.